Quản lý tri thức là gì?
Quản lý tri thức (KM) là quá trình xác định, tổ chức, lưu trữ và phổ biến thông tin trong một tổ chức. Khi kiến thức không thể dễ dàng tiếp cận trong một tổ chức, nó có thể gây tốn kém vô cùng cho doanh nghiệp vì thời gian quý báu được dành để tìm kiếm thông tin liên quan thay vì hoàn thành các nhiệm vụ tập trung vào kết quả.
Hệ thống quản lý tri thức (KMS) khai thác tri thức chung của tổ chức, dẫn đến hiệu quả hoạt động tốt hơn. Các hệ thống này được hỗ trợ bởi việc sử dụng cơ sở tri thức. Chúng thường rất quan trọng để quản lý tri thức thành công, cung cấp một nơi tập trung để lưu trữ thông tin và truy cập nó một cách dễ dàng.
Các công ty có chiến lược quản lý tri thức đạt được kết quả kinh doanh nhanh hơn khi sự học hỏi trong tổ chức và sự cộng tác giữa các thành viên trong nhóm được tăng cường tạo điều kiện cho việc ra quyết định nhanh hơn trong toàn doanh nghiệp. Nó cũng sắp xếp hợp lý hơn các quy trình tổ chức, chẳng hạn như đào tạo và nội trú, dẫn đến các báo cáo về mức độ hài lòng và giữ chân nhân viên cao hơn.
Các loại kiến thức
Định nghĩa về quản lý tri thức cũng bao gồm ba loại tri thức — tri thức ngầm, ẩn và rõ ràng. Những loại kiến thức này phần lớn được phân biệt bằng cách mã hóa thông tin.
- Kiến thức chiến thuật: Loại kiến thức này thường được thu nhận thông qua kinh nghiệm và nó được hiểu bằng trực giác. Do đó, việc trình bày rõ ràng và hệ thống hóa là một thách thức, gây khó khăn cho việc chuyển thông tin này đến các cá nhân khác. Ví dụ về kiến thức ngầm có thể bao gồm ngôn ngữ, nhận dạng khuôn mặt hoặc kỹ năng lãnh đạo.
- Kiến thức ngầm: Trong khi một số tài liệu trang bị kiến thức ngầm thành kiến thức ngầm, thì một số học giả lại tách ra loại kiến thức này một cách riêng biệt, thể hiện rằng định nghĩa của kiến thức chiến thuật có nhiều sắc thái hơn. Trong khi kiến thức ngầm rất khó hệ thống hóa, kiến thức ngầm không nhất thiết có vấn đề này. Thay vào đó, thông tin ngầm vẫn chưa được ghi lại. Nó có xu hướng tồn tại trong các quy trình, và nó có thể được gọi là kiến thức “bí quyết”.
- Kiến thức rõ ràng: Kiến thức rõ ràng được thu thập trong các loại tài liệu khác nhau như sổ tay, báo cáo và hướng dẫn, cho phép các tổ chức dễ dàng chia sẻ kiến thức giữa các nhóm. Loại kiến thức này có lẽ được biết đến nhiều nhất và các ví dụ về nó bao gồm các tài sản kiến thức như cơ sở dữ liệu, sách trắng và các nghiên cứu điển hình. Dạng kiến thức này rất quan trọng để giữ lại vốn tri thức trong tổ chức cũng như tạo điều kiện chuyển giao kiến thức thành công cho nhân viên mới.
Quy trình quản lý tri thức
Trong khi một số học giả (PDF, 156 KB) (liên kết nằm bên ngoài IBM) tóm tắt quá trình quản lý kiến thức liên quan đến việc thu nhận, tạo, sàng lọc, lưu trữ, chuyển giao, chia sẻ và sử dụng kiến thức. Quá trình này có thể được tổng hợp thêm một chút nữa. Hệ thống quản lý tri thức hiệu quả thường trải qua ba bước chính:
- Tạo kiến thức: Trong bước này, các tổ chức xác định và ghi lại bất kỳ kiến thức hiện có hoặc kiến thức mới nào mà họ muốn lưu hành trong toàn công ty.
- Lưu trữ kiến thức: Trong giai đoạn này, một hệ thống công nghệ thông tin thường được sử dụng để lưu trữ kiến thức của tổ chức để phân phối. Thông tin có thể cần được định dạng theo một cách cụ thể để đáp ứng các yêu cầu của kho lưu trữ đó.
- Chia sẻ kiến thức: Trong giai đoạn cuối cùng này, các quy trình chia sẻ kiến thức được truyền đạt rộng rãi trong toàn tổ chức. Tốc độ lan truyền thông tin sẽ khác nhau tùy thuộc vào văn hóa tổ chức. Các công ty khuyến khích và khen thưởng hành vi này chắc chắn sẽ có lợi thế cạnh tranh hơn các công ty khác trong ngành của họ.
Công cụ quản lý tri thức
Có một số công cụ mà các tổ chức sử dụng để gặt hái những lợi ích của việc quản lý tri thức. Ví dụ về hệ thống quản lý tri thức có thể bao gồm:
- Hệ thống quản lý tài liệu hoạt động như một hệ thống lưu trữ tập trung cho các tài liệu kỹ thuật số, chẳng hạn như PDF, hình ảnh và các tệp xử lý văn bản. Các hệ thống này nâng cao quy trình làm việc của nhân viên bằng cách cho phép dễ dàng truy xuất các tài liệu, chẳng hạn như các bài học kinh nghiệm.
- Hệ thống quản lý nội dung (CMS) là các ứng dụng quản lý nội dung web nơi người dùng cuối có thể chỉnh sửa và xuất bản nội dung. Chúng thường bị nhầm lẫn với các hệ thống quản lý tài liệu, nhưng CMS có thể hỗ trợ các loại phương tiện khác, chẳng hạn như âm thanh và video.
- Mạng nội bộ là mạng riêng chỉ tồn tại trong một tổ chức, cho phép chia sẻ khả năng, công cụ và quy trình trong các bên liên quan nội bộ. Mặc dù chúng có thể tốn thời gian và tốn kém để bảo trì, chúng cung cấp một số dịch vụ phần mềm nhóm, chẳng hạn như thư mục nội bộ và tìm kiếm, tạo điều kiện cho sự hợp tác.
- Wiki có thể là một công cụ quản lý tri thức phổ biến do nó dễ sử dụng. Họ giúp dễ dàng tải lên và chỉnh sửa thông tin, nhưng sự dễ dàng này có thể dẫn đến lo ngại về thông tin sai lệch vì người lao động có thể cập nhật thông tin không chính xác hoặc lỗi thời.
- Kho dữ liệu tổng hợp dữ liệu từ các nguồn khác nhau thành một kho dữ liệu duy nhất, trung tâm, nhất quán để hỗ trợ phân tích dữ liệu, khai thác dữ liệu, trí tuệ nhân tạo (AI) và máy học. Dữ liệu được trích xuất từ các kho lưu trữ này để các công ty có thể thu thập thông tin chi tiết, trao quyền cho nhân viên đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu.
Các chiến lược để tăng tốc quản lý tri thức
Mặc dù các giải pháp quản lý kiến thức có thể hữu ích trong việc tạo điều kiện thuận lợi cho việc chuyển giao kiến thức giữa các nhóm và cá nhân, chúng cũng phụ thuộc vào sự chấp nhận của người dùng để tạo ra các kết quả tích cực. Do đó, các tổ chức không nên giảm thiểu giá trị của các yếu tố con người có thể tạo ra thành công xung quanh việc quản lý tri thức.
- Văn hóa tổ chức: Thực tiễn quản lý sẽ ảnh hưởng đến loại hình tổ chức mà các giám đốc điều hành lãnh đạo. Các nhà quản lý có thể xây dựng các tổ chức học tập bằng cách khen thưởng và khuyến khích các hành vi chia sẻ kiến thức trong nhóm của họ. Kiểu lãnh đạo này tạo cơ sở cho các nhóm tin tưởng lẫn nhau và giao tiếp cởi mở hơn để đạt được kết quả kinh doanh.
- Cộng đồng thực hành: Các trung tâm xuất sắc trong các lĩnh vực cụ thể cung cấp cho nhân viên một diễn đàn để đặt câu hỏi, tạo điều kiện học tập và chuyển giao kiến thức. Bằng cách này, các tổ chức tăng số lượng các chuyên gia về chủ đề trong một lĩnh vực nhất định của công ty, giảm sự phụ thuộc vào các cá nhân cụ thể để thực hiện các nhiệm vụ nhất định.
Các trường hợp sử dụng quản lý tri thức
Được trang bị các công cụ và chiến lược phù hợp, thực tiễn quản lý tri thức đã thành công trong các ứng dụng cụ thể, chẳng hạn như:
- Giới thiệu nhân viên: Hệ thống quản lý tri thức giúp giải quyết đường cong học tập khổng lồ cho các nhân viên mới. Thay vì áp đảo những người mới tuyển dụng với ‘bãi chứa dữ liệu’ trong những tuần đầu tiên của họ, hãy liên tục hỗ trợ họ bằng các công cụ kiến thức sẽ cung cấp cho họ thông tin hữu ích bất cứ lúc nào. Tìm hiểu thêm.
- Nhiệm vụ hàng ngày của nhân viên: Cho phép mọi nhân viên có quyền truy cập vào các câu trả lời chính xác và thông tin quan trọng. Tiếp cận các câu trả lời có liên quan cao vào đúng thời điểm, cho đúng người, cho phép nhân viên dành ít thời gian hơn để tìm kiếm thông tin và nhiều thời gian hơn cho các hoạt động thúc đẩy kinh doanh. Tìm hiểu thêm.
- Dịch vụ khách hàng tự phục vụ: Khách hàng nhiều lần nói rằng họ muốn tự tìm câu trả lời hơn là nhấc điện thoại để gọi hỗ trợ. Khi được thực hiện tốt, hệ thống quản lý tri thức sẽ giúp doanh nghiệp giảm chi phí hỗ trợ khách hàng và tăng sự hài lòng của khách hàng. Tìm hiểu thêm.
Lợi ích của quản lý tri thức
Các công ty trải nghiệm một số lợi ích khi họ áp dụng các chiến lược quản lý tri thức. Một số lợi thế chính bao gồm:
- Xác định lỗ hổng kỹ năng: Khi các nhóm tạo tài liệu có liên quan về kiến thức ngầm hoặc ngầm hoặc củng cố kiến thức rõ ràng, nó có thể làm nổi bật khoảng trống về năng lực cốt lõi giữa các nhóm. Điều này cung cấp thông tin có giá trị cho ban quản lý để hình thành cơ cấu tổ chức mới hoặc thuê thêm nguồn lực.
- Đưa ra quyết định sáng suốt hơn: Hệ thống quản lý tri thức cung cấp kiến thức cho các cá nhân và bộ phận. Bằng cách cải thiện khả năng tiếp cận với kiến thức doanh nghiệp hiện tại và lịch sử, các nhóm của bạn có thể nâng cao kỹ năng và đưa ra các quyết định dựa trên thông tin hỗ trợ các mục tiêu kinh doanh.
- Duy trì kiến thức về doanh nghiệp: Nếu những nhân viên hiểu biết nhất của bạn rời đi vào ngày mai, doanh nghiệp của bạn sẽ làm gì? Thực hành quản lý tri thức nội bộ cho phép doanh nghiệp tạo ra một bộ nhớ tổ chức. Kiến thức do nhân viên lâu năm của bạn và các chuyên gia khác nắm giữ, sau đó làm cho nó có thể tiếp cận được với nhóm rộng hơn của bạn.
- Hiệu quả hoạt động: Hệ thống quản lý tri thức tạo ra một địa điểm thuận lợi cho phép nhân viên tri thức tìm kiếm thông tin liên quan nhanh hơn. Do đó, điều này làm giảm thời gian nghiên cứu, dẫn đến việc ra quyết định nhanh hơn và tiết kiệm chi phí thông qua hiệu quả hoạt động. Tăng năng suất không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giảm chi phí.
- Tăng cường hợp tác và giao tiếp: Hệ thống quản lý tri thức và văn hóa tổ chức phối hợp với nhau để xây dựng lòng tin giữa các thành viên trong nhóm. Các hệ thống thông tin này cung cấp sự minh bạch hơn giữa những người lao động, tạo ra sự hiểu biết và gắn kết hơn về các mục tiêu chung. Lãnh đạo gắn kết và giao tiếp cởi mở tạo ra môi trường cho các nhóm tiếp nhận sự đổi mới và phản hồi.
- Bảo mật dữ liệu: Hệ thống quản lý tri thức cho phép các tổ chức tùy chỉnh kiểm soát quyền, kiểm soát lượng người xem và mức độ bảo mật tài liệu để đảm bảo rằng thông tin chỉ được chia sẻ trong các kênh chính xác hoặc với các cá nhân được chọn. Cung cấp cho nhân viên của bạn quyền tự chủ truy cập kiến thức một cách an toàn và tự tin.
Quản lý tri thức và IBM Watson
Hợp tác với IBM để bắt đầu sáng kiến quản lý kiến thức mới nhất của bạn. IBM Watson Discovery là công cụ tìm kiếm được hỗ trợ bởi AI sử dụng xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP) để truy xuất câu trả lời và khám phá thông tin chi tiết bị chôn vùi trong tài liệu, trang web và dữ liệu lớn. Watson Discovery cắt giảm thời gian tìm kiếm hơn 75%.
Watson Discovery được hỗ trợ bởi xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP). NLP có khả năng diễn giải ngôn ngữ của con người và hiểu được ý nghĩa và ngữ cảnh của nó. Watson Discovery có thể nhanh chóng lướt qua các nội dung đa dạng trong các nguồn dữ liệu được kết nối với sự hiểu biết theo ngữ cảnh, xác định các đoạn có liên quan nhất và cung cấp các tài liệu nguồn hoặc các trang web. Tạo hệ thống quản lý tri thức bằng AI để giúp mọi thông tin cần thiết dễ dàng truy cập và khám phá những thông tin chi tiết có ý nghĩa về doanh nghiệp.
Đăng ký tài khoản Watson Discovery trên IBM Cloud , nơi bạn có quyền truy cập vào các ứng dụng, AI và phân tích cũng như có thể xây dựng với hơn 40 dịch vụ gói Lite.
Vina Aspire là nhà cung cấp các giải pháp và dịch vụ CNTT và An ninh mạng, bảo mật, an toàn thông tin tại Việt Nam. Đội ngũ của Vina Aspire gồm những chuyên gia, cộng tác viên giỏi, có trình độ, kinh nghiệm và uy tín cùng các nhà đầu tư, đối tác lớn trong và ngoài nước chung tay xây dựng.
Các Doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân có nhu cầu tư vấn, xây dựng giải pháp và mua các sản phẩm, dịch vụ của IBM chính hãng tại Việt Nam, vui lòng liên hệ Vina Aspire theo thông tin sau:
Email: info@vina-aspire.com | Tel: +84 944 004 666 | Fax: +84 28 3535 0668 |
Vina Aspire | www.vina-aspire.com
Nguồn: IBM
