Khi một hãng phần mềm hoặc tổ chức bảo vệ bản quyền như BSA (Business Software Alliance), Microsoft Compliance, Adobe, Autodesk, Aveva, Bentley, Ansys phát hiện doanh nghiệp vi phạm bản quyền, việc xác định cá nhân nào trong công ty chịu trách nhiệm là một thách thức. Để tìm ra người vi phạm, doanh nghiệp cần thu thập và đối chiếu dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau.
Dưới đây là các thông tin quan trọng mà hãng phần mềm có thể cung cấp và cách doanh nghiệp truy vết cá nhân vi phạm.
1. THÔNG TIN MÀ HÃNG PHẦN MỀM CÓ THỂ CUNG CẤP ĐỂ TÌM NGƯỜI VI PHẠM
Các hãng phần mềm sử dụng nhiều phương pháp để xác định thiết bị hoặc người dùng đang sử dụng phần mềm lậu. Dữ liệu mà họ có thể cung cấp bao gồm:
Địa chỉ IP và vị trí địa lý của thiết bị kích hoạt
- Khi một phần mềm không có bản quyền được kích hoạt, hệ thống của hãng có thể ghi lại địa chỉ IP công ty hoặc địa chỉ IP cá nhân nếu thiết bị đó kết nối Internet.
- Nếu địa chỉ IP thuộc phạm vi của doanh nghiệp, có thể xác định thiết bị vi phạm nằm trong công ty.
Thông tin thiết bị (Device ID, Serial Number, MAC Address, Windows ID, BIOS ID)
- Các phần mềm như Microsoft Windows, Autodesk, Adobe có thể thu thập Serial Number của máy tính, MAC Address của card mạng, Windows ID hoặc BIOS ID.
- Nếu doanh nghiệp quản lý tài sản IT tốt, có thể tra cứu danh sách thiết bị để xác định ai đang sử dụng máy tính vi phạm.
Lịch sử kích hoạt và số lần sử dụng khóa sản phẩm
- Nếu phần mềm được kích hoạt nhiều lần với cùng một khóa (Product Key), hệ thống của hãng có thể xác định máy tính nào đã nhập khóa này.
- Một số phần mềm như Microsoft Office 365, Adobe Creative Cloud có thể hiển thị danh sách thiết bị đăng nhập.
Dữ liệu tài khoản đăng nhập (Email, Username, Microsoft/Adobe ID)
- Nếu phần mềm yêu cầu đăng nhập tài khoản (ví dụ: Adobe ID, Autodesk Account, Microsoft 365 Account), hãng phần mềm có thể thấy được email và username của người dùng.
- Nếu email có định dạng như ten.nhanvien@tencongty.com, doanh nghiệp có thể xác định cá nhân đó.
Hành vi sử dụng phần mềm (File mở gần đây, tần suất sử dụng)
- Một số phần mềm thu thập dữ liệu về tần suất sử dụng, file gần đây, tính năng sử dụng nhiều nhất.
- Ví dụ: Autodesk có thể phát hiện một nhân viên thường xuyên mở AutoCAD lậu hoặc Adobe có thể biết ai đang dùng Photoshop không bản quyền.
Dữ liệu từ máy chủ kích hoạt (License Server Logs)
- Nếu doanh nghiệp có sử dụng máy chủ quản lý license nội bộ (on-premise license server), hãng phần mềm có thể yêu cầu log từ server để xác định thiết bị nào truy cập trái phép.
2. CÁCH DOANH NGHIỆP TRUY VẾT NGƯỜI VI PHẠM
Sau khi nhận được thông tin từ hãng phần mềm, doanh nghiệp cần sử dụng các công cụ và phương pháp sau để truy ra người vi phạm:
Bước 1: Kiểm tra nhật ký đăng nhập & thiết bị liên quan
Dùng công cụ IT Asset Management (ITAM) để dò tìm thiết bị
- Sử dụng Microsoft SCCM, ManageEngine AssetExplorer, Lansweeper để quét danh sách máy tính trong công ty.
- So sánh Serial Number, MAC Address với dữ liệu từ hãng phần mềm.
Tra cứu địa chỉ IP trong hệ thống nội bộ
- Nếu hãng phần mềm cung cấp địa chỉ IP của thiết bị vi phạm, doanh nghiệp có thể kiểm tra firewall hoặc router logs để xác định ai đang dùng IP đó.
Kiểm tra lịch sử đăng nhập tài khoản phần mềm
- Nếu phần mềm yêu cầu đăng nhập, kiểm tra Microsoft 365 Admin, Adobe Admin Console, Autodesk Admin Portal để xem nhân viên nào đang dùng phần mềm vi phạm.
Xem danh sách thiết bị đã kích hoạt phần mềm
- Trong Microsoft 365, Adobe, Autodesk có thể kiểm tra danh sách máy tính đã kích hoạt phần mềm bằng license lậu.
Bước 2: Kiểm tra log hệ thống và hoạt động mạng
Dùng firewall logs để tìm truy cập vào các trang tải phần mềm lậu
- Nếu tường lửa của công ty có log, có thể tra cứu ai đã tải phần mềm từ The Pirate Bay, 1337x, RuTracker, Mega.nz.
- Các firewall như Palo Alto, CheckPoint, Cisco Umbrella có thể lưu lại lịch sử truy cập.
Dùng công cụ giám sát Endpoint (EDR, SIEM)
- Dùng Splunk, IBM QRadar, Palo Alto Cortex XSOAR để xem ai đang chạy phần mềm crack.
- Một số phần mềm như CyberArk, Trellix có thể giám sát hành vi chạy phần mềm lạ.
Bước 3: Kiểm tra hành vi nhân viên và lịch sử sử dụng phần mềm
Phỏng vấn nội bộ & xem xét hành vi nhân viên
- Nếu có danh sách nghi phạm, có thể phỏng vấn nhân viên và kiểm tra thói quen sử dụng phần mềm.
- Ví dụ: Nếu một nhân viên làm thiết kế nhưng công ty không có đủ license AutoCAD, có thể họ đã tự tải phần mềm lậu về.
Kiểm tra email nội bộ
- Dùng Microsoft Exchange Admin, Google Workspace Admin để tìm xem có ai nhận/gửi email chứa link tải phần mềm lậu không.
3. HÀNH ĐỘNG XỬ LÝ KHI PHÁT HIỆN CÁ NHÂN VI PHẠM
Sau khi xác định được nhân viên vi phạm, doanh nghiệp có thể thực hiện các biện pháp sau:
Gửi cảnh báo nội bộ
- Thông báo lỗi vi phạm và yêu cầu nhân viên ngừng sử dụng phần mềm trái phép ngay lập tức.
- Nếu cần, có thể ra văn bản cảnh cáo hoặc đưa vào hồ sơ nhân sự.
Gỡ bỏ phần mềm không hợp lệ
- Dùng Microsoft SCCM, ManageEngine Endpoint Central để tự động gỡ cài đặt phần mềm lậu trên máy trạm.
Hợp pháp hóa phần mềm
- Liên hệ với Vina Aspire – đại lý chính hãng của Microsoft, Cisco, CyberArk, Palo Alto, Checkpoint, Trellix, Autodesk, Aveva, Bentley, Ansys để mua license hợp lệ.
- Nếu không muốn mua license, cần thay thế phần mềm vi phạm bằng giải pháp mã nguồn mở (ví dụ: GIMP thay Adobe Photoshop, LibreCAD thay AutoCAD).
Xây dựng chính sách kiểm soát phần mềm
- Tạo chính sách IT yêu cầu nhân viên không tự ý cài đặt phần mềm không rõ nguồn gốc.
- Dùng firewall, proxy để chặn truy cập các trang tải phần mềm lậu.
KẾT LUẬN: QUẢN LÝ CHẶT CHẼ ĐỂ TRÁNH VI PHẠM
Vi phạm bản quyền phần mềm có thể gây ra rủi ro pháp lý và tài chính nghiêm trọng. Doanh nghiệp cần chủ động kiểm soát hệ thống IT, giám sát phần mềm sử dụng và đảm bảo tuân thủ bản quyền.
Giải pháp an toàn nhất? Hãy đảm bảo doanh nghiệp của bạn sử dụng phần mềm có bản quyền ngay từ hôm nay! 
Vina Aspire là công ty tư vấn, cung cấp các giải pháp, dịch vụ Công nghệ cao, An ninh mạng, bảo mật & an toàn thông tin tại Việt Nam. Đội ngũ của Vina Aspire gồm những chuyên gia, cộng tác viên giỏi, có trình độ, kinh nghiệm và uy tín cùng các nhà đầu tư, đối tác lớn trong và ngoài nước chung tay xây dựng.
Các Doanh nghiệp, tổ chức có nhu cầu liên hệ Công ty Vina Aspire theo thông tin sau:
Email: info@vina-aspire.com | Website: www.vina-aspire.com
Tel: +84 9024 17606 | Fax: +84 28 3535 0668
Vina Aspire – Vững bảo mật, trọn niềm tin
