Các công ty dành nhiều thời gian và nguồn lực để tạo ra các tài liệu kinh doanh.
Theo Gartner, một nhân viên dành khoảng một nửa thời gian của họ để tạo và chuẩn bị các tệp này. Việc tạo tài liệu thường yêu cầu người dùng thu thập dữ liệu có liên quan và sau đó nhập thủ công vào một bản ghi trống. Nếu cần phiên bản Định dạng Tài liệu Di động (PDF), nhân viên cũng phải chuyển đổi các tệp sang định dạng PDF.
Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn có thể tạo các tài liệu PDF tùy chỉnh trong vòng chưa đến một nửa thời gian và tập trung vào các sáng kiến kinh doanh quan trọng hơn?
Điều này khả thi với tính năng tạo tài liệu của Caspio.
Lợi ích của việc tạo tài liệu PDF
Tính năng tạo tài liệu gốc của Caspio cho phép người dùng tạo các mẫu từ tệp PDF có thể điền, chèn nó vào bất kỳ kết quả hoặc trang chi tiết nào và tự động điền nó với dữ liệu theo thời gian thực.
Dưới đây là một số lợi ích của việc sử dụng tính năng tạo tài liệu gốc của Caspio.
- Tăng tốc tiến trình công việc
Tính năng tạo tài liệu của Caspio giúp dễ dàng tạo các tệp PDF đã điền đầy đủ thông tin từ các mẫu, loại bỏ nhu cầu nhập và định dạng thông tin theo cách thủ công nhiều lần. Nó cho phép các doanh nghiệp tạo các tài liệu chuyên nghiệp và tùy chỉnh trong vài phút thay vì hàng giờ. Kết quả là, các tài liệu chuyển nhanh hơn sang giai đoạn kế tiếp của quy trình làm việc, cải thiện năng suất và hiệu quả của nhóm.
- Cải thiện khả phản hồi
Thời gian phản hồi nhanh chóng từ nhóm của bạn giúp khách hàng hài lòng hơn. Cho dù bạn đang gửi báo giá sau khi chào hàng hay cung cấp bộ phận hỗ trợ, tính năng tạo tài liệu của Caspio cho phép bạn nhanh hơn một chút nếu như bạn làm thủ công.
- Tuân thủ các nguyên tắc xây dựng thương hiệu
Việc thực thi các nguyên tắc xây dựng thương hiệu của công ty bạn trở nên khó khăn khi nhân viên sử dụng các phương pháp và công cụ tạo tài liệu của riêng họ. Sử dụng tính năng tạo tài liệu của Caspio cho phép bạn tạo mẫu cho mọi người, đảm bảo logo công ty, thông tin liên hệ, định dạng văn bản và các chi tiết khác vẫn được đặt trước và nhất quán trong mọi tệp.
- Loại bỏ những điểm không chính xác và sai sót
Tự động điền các tệp PDF của bạn với dữ liệu được lưu trữ trong Caspio nâng cao chất lượng và độ chính xác của dữ liệu. Miễn là hồ sơ được lưu trữ tập trung của bạn được cập nhật, bạn sẽ tránh được những sai lầm và sai sót tai hại trong tài liệu của mình.
Cách sử dụng Tính năng tạo tài liệu của Caspio
Cho dù bạn đang tạo một bức thư thương mại đơn giản hay một báo cáo hàng tồn kho nhiều trang, Caspio cung cấp mọi thứ bạn cần để tạo tệp PDF ngay lập tức. Đối với người dùng Caspio đã thiết lập cơ sở dữ liệu, hãy làm theo các bước bên dưới để bắt đầu:
Bước 1: Tạo mẫu tài liệu
Điều đầu tiên bạn cần làm là tải lên một mẫu PDF có thể điền, đây là một tài liệu cho phép người dùng nhập câu trả lời bằng trình đọc PDF. Lưu ý rằng tệp PDF của bạn phải được bảo vệ bằng mật khẩu với ít nhất một trường có thể điền để tải lên thành công.
Bước 2: Lập bản đồ các trường cơ sở dữ liệu
Tiếp theo là kết nối mẫu tài liệu của bạn với cơ sở dữ liệu trực tuyến. Sử dụng quy trình được gọi là mapping, liên kết từng trường mẫu với trường bảng tương ứng từ nguồn dữ liệu đã chọn của bạn. Điều này sẽ cho phép người dùng cuối của bạn tự động tạo tệp PDF với dữ liệu theo thời gian thực sau này. Bạn cũng có thể sắp xếp các hộp kiểm, nút radio, hộp danh sách và các trường thả xuống trên các mẫu của bạn.
MAP IT OUT: Chuẩn bị trước các trường cơ sở dữ liệu của bạn để khớp liền mạch với các trường mẫu của bạn.
Bước 3: Bật tạo tài liệu trên ứng dụng của bạn
Để người dùng tạo tài liệu PDF tự động điền trên chính ứng dụng web, bạn cần bật nút PDF tải xuống trên Trang dữ liệu kết quả hoặc chi tiết. Bạn cũng có thể định cấu hình nhãn của liên kết tạo PDF, thay đổi tên tệp của tài liệu đã tạo, mở PDF trong tab mới và thêm các biểu tượng của riêng bạn, trong số các cài đặt có thể tùy chỉnh khác.
Bước 4: Quản lý mẫu của bạn
Nhanh chóng xem và chỉnh sửa tất cả các mẫu bạn đã tải lên từ menu Mẫu trên màn hình chính Caspio của bạn. Tại đây, bạn có thể đổi tên bất kỳ mẫu tài liệu nào của mình, tải xuống tệp PDF nguồn của chúng để tạo thêm mẫu trên các tài khoản Caspio khác và xóa bất kỳ mẫu nào nếu cần.
Ý tưởng tạo tài liệu cho công ty của bạn
Tự động hóa tạo tài liệu giúp giảm chi phí và làm cho việc xử lý, lưu trữ và theo dõi tệp hiệu quả hơn. Quan trọng hơn, nó tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý tài liệu trên đám mây, cho phép bạn xử lý tệp trong thời gian thực, ngay cả với lực lượng lao động phân tán hoặc các văn phòng đa địa điểm.
Dưới đây là một số cách bạn có thể sử dụng tính năng tạo tài liệu của Caspio để hỗ trợ doanh nghiệp của mình:
Thẻ ID và Giấy phép
Đẩy nhanh việc cấp thẻ ID, giấy phép và các tài liệu tương tự khác cho khách hàng. Ví dụ: cho phép chủ sở hữu phương tiện dễ dàng xem, tải xuống và in ID bảo hiểm ô tô của họ bằng cách sử dụng tính năng tạo tài liệu trong Caspio. Vì vậy, khi khách hàng đăng nhập, họ có thể tải xuống ID của họ ở định dạng PDF và xem tất cả các chi tiết liên quan đến chính sách bảo hiểm ô tô của họ, chẳng hạn như tên công ty bảo hiểm, số hiệu giấy bảo hiểm, ngày có hiệu lực và hết hạn.
KẾT QUẢ TỨC THÌ: Trình tạo PDF tự động điền vào các trường dựa trên dữ liệu từ bảng người dùng.
Biểu mẫu chứng thực
Các cơ quan chính phủ, văn phòng pháp lý và các tổ chức tương tự thường yêu cầu điền vào các biểu mẫu cho các mục đích khác nhau. Giả sử một người đang bay đến Mỹ. Trong trường hợp đó, Trung tâm Kiểm soát và Phòng ngừa Dịch bệnh (CDC) có hướng dẫn yêu cầu khách du lịch khai báo tình trạng tiêm chủng của họ, cùng với các thông tin khác.
Caspio giúp dễ dàng tùy chỉnh mẫu cho từng biểu mẫu và tự động điền vào từng biểu mẫu dựa trên các chi tiết được ghi lại trên bảng phụ trợ. Bạn cũng có thể tích hợp các ứng dụng Caspio của mình với quy trình làm việc chữ ký điện tử để quá trình ký tài liệu nhanh hơn.
HƠN THẾ NỮA: Sử dụng tính năng tạo tài liệu của Caspio để tạo, sắp xếp và quản lý các tài liệu PDF phức tạp ngoài các trường văn bản đơn giản.
Lệnh công tác
Cho phép các nhóm hậu cần của bạn hoàn thành đơn đặt hàng công việc ở bất kỳ đâu bằng ứng dụng Caspio của bạn. Nhân viên hậu cần có thể cung cấp cho người dùng cuối của bạn bản tóm tắt giao dịch bằng cách sử dụng tính năng tạo PDF mà không cần nhập từng phần thông tin theo cách thủ công.
Chứng chỉ
Dù bạn đang ở trong ngành nào, tính năng tạo PDF của Caspio cung cấp một cách thuận tiện để tạo các loại chứng chỉ khác nhau cho người dùng cuối của bạn. Cung cấp các tệp PDF có thể tải xuống dựa trên đăng ký của người dùng hoặc sau khi hoàn thành biểu mẫu gửi.
Thực hiện bước đầu tiên của bạn để số hóa với Caspio
Các trường hợp sử dụng ở trên chỉ là một vài ví dụ về cách bạn có thể sử dụng tính năng tạo tài liệu của Caspio. Từ các tác vụ tài liệu đơn giản đến các quy trình công việc phức tạp hơn, hãy tận dụng tối đa công cụ này để loại bỏ việc nhập dữ liệu thủ công, cải thiện năng suất và cung cấp dịch vụ tốt hơn cho khách hàng và các bên liên quan.
Bạn đã sẵn sàng thực hiện bước đầu tiên để có trải nghiệm quản lý tài liệu hiệu quả hơn chưa? Bắt đầu bằng cách xem toàn bộ luồng YouTube của chúng tôi về cách tạo tài liệu PDF bằng Caspio:
Để biết thêm mẹo và thủ thuật về cách nâng cao kỹ năng Caspio của bạn, hãy đăng Caspio YouTube channel. Ngoài ra, đừng bỏ lỡ các buổi phát trực tiếp hàng tuần của Caspio Labs (Thứ Hai, 10 giờ sáng theo giờ Thái Bình Dương) cho các buổi huấn luyện và xây dựng ứng dụng tương tác.
Cần sự trợ giúp của chuyên gia để bắt đầu hành trình tạo tài liệu của bạn? Lên lịch tư vấn dự án miễn phí với một trong các chuyên gia của chúng tôi ngay hôm nay.
_________
Vina Aspire là công ty tư vấn, cung cấp các giải pháp, dịch vụ CNTT, An ninh mạng, bảo mật & an toàn thông tin tại Việt Nam. Đội ngũ của Vina Aspire gồm những chuyên gia, cộng tác viên giỏi, có trình độ, kinh nghiệm và uy tín cùng các nhà đầu tư, đối tác lớn trong và ngoài nước chung tay xây dựng
Các Doanh nghiệp, tổ chức có nhu cầu liên hệ Công ty Vina Aspire theo thông tin sau:
Email: info@vina-aspire.com | Tel: +84 944 004 666 | Fax: +84 28 3535 0668 | Website: www.vina-aspire.com
Vina Aspire – Vững bảo mật, trọn niềm tin
