Hãy tưởng tượng bạn đang tung hứng nhiều đồ vật cùng một lúc. Chỉ rơi một nhịp, và bạn sẽ làm hỏng toàn bộ màn trình diễn.
Tóm lại, đó là quản lý dự án.
Để đảm bảo không có gì bị rơi, hãy sử dụng biểu đồ Gantt và sắp xếp hợp lý các nhiệm vụ quản lý dự án của bạn. Theo một nghiên cứu của Capterra, biểu đồ Gantt cung cấp cho bạn tầm nhìn rộng về các mốc thời gian, sự phụ thuộc và các bên liên quan, vì vậy không qua bất ngờ khi chúng là tính năng được mong muốn nhất trong các công cụ quản lý dự án.
Bạn muốn bắt đầu sử dụng biểu đồ Gantt trong các ứng dụng do Caspio cung cấp? Đây là cách để bắt đầu.
Biểu đồ Gantt là gì?
Biểu đồ Gantt là một công cụ quản lý dự án phổ biến minh họa tiến trình của một dự án và các nhiệm vụ liên quan của nó.
Nó được đặt theo tên của Henry Gantt, một kỹ sư cơ khí người Mỹ, người đã sử dụng biểu đồ để quản lý các dự án xây dựng lớn ở Hoa Kỳ, bao gồm cả Đập Hoover ở biên giới Nevada-Arizona. Vào đầu những năm 1900, ông đã xuất bản biểu đồ Gantt vẽ tay đầu tiên để có cái nhìn tổng quan rõ ràng về lịch trình dự án của họ và dễ dàng đo lường mức năng suất của nhân viên.
Xem, sắp xếp và quản lý tiến trình dự án và phân phối dễ dàng bằng cách sử dụng biểu đồ Gantt tùy chỉnh.
Biểu đồ Gantt bao gồm hai phần chính: phác thảo hoặc danh sách các nhiệm vụ ở bên trái và dòng thời gian với các thanh ngang được tô màu ở bên phải. Các sơ đồ trực quan này thường chứa các yếu tố thiết yếu khác, chẳng hạn như:
- Ngày bắt đầu và ngày kết thúc của nhiệm vụ
- Các mốc công việc
- Người được giao nhiệm vụ / dự án
- Sự phụ thuộc giữa nhiệm vụ và người được giao
Khi bạn thu nhỏ toàn bộ hình ảnh, người quản lý dự án và các thành viên trong nhóm sẽ có được cái nhìn tổng quát về công việc đang chờ xử lý / đang thực hiện, chủ dự án và ngày hoàn thành mục tiêu. Các thành viên trong nhóm có được cái nhìn tổng thể về trách nhiệm của họ và công việc của họ ảnh hưởng đến toàn bộ dự án ra sao.
Cách sử dụng biểu đồ Gantt kỹ thuật số một cách hiệu quả
Dưới đây là hướng dẫn đơn giản về cách thiết kế và sử dụng biểu đồ Gantt kỹ thuật số của riêng bạn:
-
Xác định phạm vi dự án của bạn
Mục tiêu và khung thời gian? Ai có nhu cầu được tham gia? Nếu bạn có thời hạn, hãy viết nó ra. Lập kế hoạch dự án của bạn càng chi tiết càng tốt – nó sẽ giúp bạn tập trung và cung cấp thông tin bạn sẽ cần trong các giai đoạn tiếp theo.
-
Chia nó thành các nhiệm vụ
Nhiệm vụ là các hoạt động cụ thể đi vào dự án. Bạn sẽ cần liệt kê và sắp xếp chúng một cách hợp lý để xác định mục tiêu / cột mốc quan trọng của mình và loại bỏ mọi ràng buộc. Tốt nhất bạn nên kết hợp các nhiệm vụ thành các nhóm và khung thời gian thành các mục lớn hơn để dễ theo dõi.
-
Sử dụng màu sắc để xác định tiến trình
MÃ MÀU: Màu biểu đồ tùy chỉnh giúp người dùng biết trạng thái của một dự án hoặc nhiệm vụ chỉ bằng một cái liếc mắt.
Tùy chỉnh màu sắc biểu đồ giúp tạo tiến độ cho từng nhiệm vụ một cách dễ hiểu đối với toàn bộ người dùng. Ví dụ: bạn có thể sử dụng màu xanh lam cho các nhiệm vụ đúng tiến độ và màu đỏ cho những công việc đang tiến hành chậm hoặc quá hạn.
-
Xác định các nhiệm vụ phụ thuộc lẫn nhau
Sự phụ thuộc hoặc mối quan hệ giữa các nhiệm vụ, tạo ra một loạt hoạt động liền mạch trong dự án của bạn. Việc thiết lập các phần phụ thuộc cho phép bạn tự động di chuyển tất cả các công việc phụ thuộc mỗi khi bạn thay đổi một công việc cụ thể. Ví dụ: bạn không thể đăng một bài báo trên mạng xã hội cho đến khi nó được xuất bản trên trang web. Trong trường hợp này, đăng bài trên mạng xã hội phụ thuộc vào việc xuất bản trang web, vì vậy hai nhiệm vụ này có liên quan với nhau.
-
Chuyển nhượng quyền chủ nhiệm
Mọi khía cạnh của dự án đều phải có người chủ nhiệm. Khi một người chịu trách nhiệm về một nhiệm vụ, họ được kỳ vọng đảm bảo rằng nó đáp ứng thời hạn và mức chất lượng dự kiến. Từ góc độ của người quản lý dự án, bạn cũng sẽ ngay lập tức biết phải quan sát ở đâu nếu các nhiệm vụ đang bị tụt lại phía sau. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng vì cấu trúc biểu đồ Gantt khác nhau tùy thuộc vào nền tảng bạn sử dụng, bạn có thể cần triển khai tùy chỉnh bổ sung để hiển thị chủ sở hữu tác vụ trong biểu đồ của mình.
-
Giám sát và sửa đổi khi cần thiết
Đảm bảo cập nhật biểu đồ Gantt của bạn để phản ánh tiến độ dự án. Xem lại nó ít nhất một lần một tuần và bổ sung những phát triển mới nhất. Hầu hết các biểu đồ Gantt kỹ thuật số đều có khả năng thời gian thực, cho phép bạn chỉnh sửa ngay lập tức các tác vụ hoặc cộng tác với những người dùng khác. Biểu đồ Gantt cập nhật giúp bạn đi đúng hướng và đạt được mục tiêu của mình.
CẬP NHẬT TRONG THỜI GIAN THỰC: Chỉnh sửa ngay trạng thái nhiệm vụ để đảm bảo biểu đồ Gantt của bạn phản ánh thông tin mới nhất.
Mở rộng ứng dụng Caspio của bạn với biểu đồ Gantt tùy chỉnh
Biểu đồ Gantt rất linh hoạt và có thể hoạt động khắp nhiều phòng ban và ngành nghề. Dưới đây là một số ý tưởng về cách bạn có thể sử dụng biểu đồ Gantt tùy chỉnh của mình để cải thiện quy trình:
Quản lý dự án
Biểu đồ Gantt phù hợp với nhiều loại sáng kiến quản lý dự án. Chúng cung cấp cho bạn cái nhìn toàn diện khi bạn lập kế hoạch thứ tự các nhiệm vụ và tiến trình, xếp lịch trình cụ thể và quản lý nhiều tài nguyên. Sử dụng biểu đồ Gantt để theo dõi nhiều tác vụ cùng một lúc, bao gồm cả những tác vụ có phụ thuộc. Cuối cùng, nhận trạng thái của từng nhiệm vụ mà không cần kiểm tra thủ công với các thành viên trong nhóm.
Công tác xây dựng
Biểu đồ Gantt lý tưởng để đáp ứng thời hạn xây dựng và đảm bảo các thành viên phi hành đoàn, nhà thầu phụ và khách hàng luôn thông suốt công việc. Sử dụng chúng để làm nổi bật các nhiệm vụ quan trọng và thông báo các mốc quan trọng sắp tới với nhóm của bạn. Biểu đồ Gantt có lợi trong việc xem xét nhiều bộ phận chuyển động trong quá trình xây dựng và đóng vai trò như một công cụ hỗ trợ trực quan tuyệt vời khi khách hàng hỏi về lịch trình và thành quả.
Kiểm soát sản xuất
Đảm bảo phân bổ nguồn lực phù hợp trong cơ sở sản xuất của bạn bằng cách sử dụng biểu đồ Gantt làm tham chiếu sản xuất. Lập kế hoạch sử dụng các nguồn lực và phân công nhiệm vụ cho người lao động trong khi vẫn duy trì phân phối thời gian chính xác. Điều chỉnh những sai lệch để đảm bảo giao hàng đúng hạn.
Bạn thậm chí có thể sử dụng biểu đồ Gantt để kiểm tra lịch trình và quy trình sản xuất của mình. Để theo dõi lịch biểu chính xác hơn, hãy tính toán ngày tự động bằng công thức ngày và giờ.
Lập kế hoạch sự kiện
Sử dụng biểu đồ Gantt để chia nhỏ kế hoạch sự kiện của bạn thành các chi tiết cụ thể và đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ từ đầu đến cuối. Đảm bảo nhóm từng nhiệm vụ cho phù hợp, chẳng hạn như theo giai đoạn lập kế hoạch hoặc theo nhà cung cấp. Bằng cách này, bạn có thể theo dõi tất cả các chi tiết nhỏ, đặc biệt nếu có những thay đổi vào phút cuối.
Sản xuất nội dung
Các nhóm xuất bản dòng nội dung ổn định có thể tận dụng biểu đồ Gantt để sắp xếp lịch trình sản xuất của họ và chuẩn bị cho thời hạn. Sử dụng nó như một lịch biên tập, nơi bạn có thể xem những gì sắp diễn ra kế tiếp trên lịch. Bạn cũng có thể nhóm các nhiệm vụ theo tháng và chủ đề, đồng thời đặt các mốc quan trọng để theo dõi các phê duyệt cuối cùng và ngày xuất bản.
Thay đổi cách bạn lập kế hoạch và quản lý dự án với Caspio
Cũng như bảng Kanban, biểu đồ Gantt không thể thiếu để lập kế hoạch nhiệm vụ, phát hiện các vướng mắc và giữ cho các quy trình luôn trong tầm kiểm soát. Chúng đơn giản hóa việc lập kế hoạch dự án cho người quản lý và tạo điều kiện phân phối và thực hiện nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm.
Tích hợp biểu đồ Gantt vào các ứng dụng quản lý dự án của bạn ngay hôm nay.
Nền tảng No-code hàng đầu của Caspio kết hợp cơ sở dữ liệu đám mây tích hợp với trình tạo ứng dụng trực quan để giúp bạn tạo các ứng dụng kinh doanh đầy đủ tính năng nhanh hơn so với phát triển phần mềm truyền thống. Caspio cũng cung cấp các dịch vụ chuyên nghiệp để tích hợp tiện ích mở rộng ứng dụng biểu đồ Gantt vào các ứng dụng kinh doanh tùy chỉnh hiện có của bạn.
Bạn muốn hiện đại hóa cách bạn lập kế hoạch và quản lý dự án?
Vina Aspire là công ty tư vấn, cung cấp các giải pháp, dịch vụ CNTT,An ninh mạng, bảo mật & an toàn thông tin tại Việt Nam. Đội ngũ của Vina Aspire gồm những chuyên gia, cộng tác viên giỏi, có trình độ, kinh nghiệm và uy tín cùng các nhà đầu tư, đối tác lớn trong và ngoài nước chung tay xây dựng.
Các Doanh nghiệp, tổ chức có nhu cầu liên hệ Công ty Vina Aspire theo thông tin sau:
Email: info@vina-aspire.com | Website: www.vina-aspire.com
Tel: +84 944 004 666 | Fax: +84 28 3535 0668
Vina Aspire – Vững bảo mật, trọn niềm tin
