Nhiều công việc từ xa có thể đầy thách thức, cũng có những điều tương đối nhanh chóng và rẻ tiền mà các nhà quản lý có thể làm để giảm bớt sự chuyển đổi. Các hành động bạn có thể thực hiện hôm nay bao gồm:
Họp online bằng phần mềm nào hiệu quả, đơn giản & chất lượng tốt nhất ?
Google Meet hoặc Microsoft Team
Giao việc, quản lý tình trạng, đánh giá chất lượng & báo cáo công việc bằng cách nào hiệu quả nhất ?
Với Gihubb bạn chỉ cần vài thao tác đơn giản để giao việc cho cấp dưới, chọn thời gian tự động nhắc việc, thiết lập hạn hoàn thành, hơn thế bạn còn có thể thiết lập các nhóm công việc riêng biệt theo từng dự án, Gihubb có chức năng báo cáo thông minh về tình trạng công việc của bất kỳ ai vào bất kỳ thời điểm nào, Gihubb cũng có chức năng cấp trên đánh giá chất lượng công việc đã hoàn thành của cấp dưới theo mức từ 1 đến 5 sao, Gihubb có thể xuất bảng báo cáo thông minh ra excel hoặc word phục vụ ngay lập tức bất kỳ cuộc họp đột xuất nào mà cấp trên yêu cầu.
Lên lịch họp online & mời họp trực tuyến, Video Meeting nào đơn giản, hiệu quả, chất lượng nhất ?
Google Meeting hoặc Microsoft Team
Lưu trữ dữ liệu làm việc ở đâu an toàn nhất khi làm việc từ xa ?
Nên mua bản quyền Microsoft Office 365 chính hãng từ Vina Aspire – Đại lý chính hãng của Microsoft tại Việt Nam trang bị cho Cán bộ nhân viên công ty sử dụng và yêu cầu lưu trữ dữ liệu công việc trên onedrive của Microsoft.
Thiết lập cấu trúc đăng ký hàng ngày
Nhiều người quản lý từ xa thành công thiết lập một cuộc gọi hàng ngày với nhân viên từ xa của họ. Điều này có thể ở dạng một loạt các cuộc gọi trực tiếp, nếu nhân viên của bạn làm việc độc lập với nhau hơn hoặc gọi nhóm, nếu công việc của họ có tính hợp tác cao. Tính năng quan trọng là các cuộc gọi là thường xuyên và có thể dự đoán được, và chúng là một diễn đàn trong đó nhân viên biết rằng họ có thể tham khảo ý kiến của bạn, và những mối quan tâm và câu hỏi của họ sẽ được lắng nghe.
Thiết lập các quy tắc của Cam kết
Công việc từ xa trở nên hiệu quả và thỏa mãn hơn khi các nhà quản lý đặt kỳ vọng về tần suất, phương tiện và thời gian giao tiếp lý tưởng cho các nhóm của họ. Ví dụ, chúng tôi sử dụng hội nghị truyền hình cho các cuộc họp đăng ký hàng ngày, nhưng chúng tôi sử dụng IM khi có việc gì đó khẩn cấp. Ngoài ra, nếu bạn có thể, hãy cho nhân viên của bạn biết cách tốt nhất và thời gian để liên lạc với bạn trong ngày làm việc (ví dụ, tôi có xu hướng có mặt nhiều hơn vào cuối ngày để trò chuyện qua điện thoại hoặc video, nhưng nếu có trường hợp khẩn cấp sớm hơn trong ngày, gửi cho tôi một văn bản.) Cuối cùng, hãy chú ý liên lạc giữa các thành viên trong nhóm (ở mức độ phù hợp), để đảm bảo rằng họ đang chia sẻ thông tin khi cần.
Chúng tôi khuyên các nhà quản lý nên thiết lập các quy tắc này của Cam kết với các nhân viên càng sớm càng tốt, lý tưởng nhất là trong cuộc họp đăng ký trực tuyến đầu tiên. Trong khi một số lựa chọn về những kỳ vọng cụ thể có thể tốt hơn những lựa chọn khác, thì yếu tố quan trọng nhất là tất cả nhân viên đều có chung một kỳ vọng cho việc giao tiếp.
Tạo cơ hội cho giao tiếp xã hội từ xa
Một trong những bước cần thiết nhất mà người quản lý có thể thực hiện là cấu trúc các cách để nhân viên tương tác xã hội (nghĩa là có các cuộc trò chuyện không chính thức về các chủ đề không làm việc) trong khi làm việc từ xa. Điều này đúng với tất cả những người làm việc ở xa, nhưng đặc biệt là đối với những người lao động đã đột ngột rời khỏi văn phòng.
Cách dễ nhất để thiết lập một số tương tác xã hội cơ bản là dành một chút thời gian khi bắt đầu các cuộc gọi nhóm chỉ dành cho các mục không phải là công việc (ví dụ, chúng tôi sẽ dành vài phút đầu tiên để bắt kịp nhau. ngày cuối tuần?”). Các tùy chọn khác bao gồm các bữa tiệc pizza ảo (trong đó pizza được giao cho tất cả các thành viên trong nhóm tại thời điểm hội nghị truyền hình) hoặc các bữa tiệc văn phòng ảo (trong đó các gói dịch vụ chăm sóc của nhóm có thể được gửi trước và được thưởng thức cùng lúc). Mặc dù các loại sự kiện này nghe có vẻ giả tạo hoặc bị ép buộc, các nhà quản lý có kinh nghiệm của công nhân từ xa (và chính các công nhân) báo cáo rằng các sự kiện ảo giúp giảm cảm giác bị cô lập, thúc đẩy cảm giác thân thuộc
Cung cấp khuyến khích và hỗ trợ cảm xúc
Đặc biệt là trong bối cảnh chuyển đổi đột ngột sang công việc từ xa, điều quan trọng là các nhà quản lý phải thừa nhận căng thẳng, lắng nghe nhân viên, những lo lắng và lo lắng, và đồng cảm với các cuộc đấu tranh của họ. Nếu một nhân viên mới ở xa rõ ràng đang vật lộn nhưng không truyền đạt được căng thẳng hoặc lo lắng, hãy hỏi họ cách họ làm. Ngay cả một câu hỏi chung chung như là Làm thế nào tình huống làm việc từ xa này làm việc cho bạn cho đến nay? có thể gợi ra thông tin quan trọng mà bạn có thể không nghe thấy. Khi bạn đặt câu hỏi, hãy chắc chắn lắng nghe cẩn thận câu trả lời, và đưa lại câu trả lời ngắn gọn cho nhân viên, để đảm bảo rằng bạn hiểu đúng. Hãy để nhân viên Căng thẳng hoặc lo lắng (chứ không phải của riêng bạn) là trọng tâm của cuộc trò chuyện này.
Nghiên cứu về trí tuệ cảm xúc và sự lây nhiễm cảm xúc cho chúng ta biết rằng nhân viên nhìn vào người quản lý của họ để biết cách phản ứng với những thay đổi đột ngột hoặc tình huống khủng hoảng. Nếu một người quản lý truyền đạt sự căng thẳng và bất lực, thì điều này sẽ có cái mà Daniel Goleman gọi là hiệu ứng Lừa đảo xuống trên các nhân viên. Các nhà lãnh đạo hiệu quả thực hiện một cách tiếp cận hai hướng, vừa thừa nhận sự căng thẳng và lo lắng mà nhân viên có thể cảm thấy trong hoàn cảnh khó khăn, nhưng cũng khẳng định sự tự tin của họ đối với đội của họ, sử dụng các cụm từ như là chúng tôi đã nhận được điều này, hay là khó khăn, nhưng tôi biết chúng ta có thể xử lý nó, nên hay thôi, hãy tìm cách sử dụng điểm mạnh của mình trong thời gian này. Với sự hỗ trợ này, nhân viên có nhiều khả năng chấp nhận thử thách với ý thức về mục đích và sự tập trung.
Chúng tôi sẽ thêm ghi chú khuyến khích của riêng mình cho các nhà quản lý đối mặt với công việc từ xa lần đầu tiên: bạn đã nhận được điều này. Hãy cho chúng tôi biết trong các ý kiến lời khuyên của riêng bạn để quản lý nhân viên từ xa của bạn.
Vina Aspire là nhà cung cấp các giải pháp và dịch vụ CNTT và An ninh mạng, bảo mật, an toàn thông tin tại Việt Nam tham gia chương trình Top 10 Doanh nghiệp Bảo mật, an toàn thông tin. Đội ngũ của Vina Aspire gồm những chuyên gia, cộng tác viên giỏi, có trình độ, kinh nghiệm và uy tín cùng các nhà đầu tư, đối tác lớn trong và ngoài nước chung tay xây dựng.
Các Doanh nghiệp, tổ chức có nhu cầu liên hệ Công ty TNHH Vina Aspire theo thông tin sau:
Email: info@vina-aspire.com | Tel: +84 944 004 666 | Fax: +84 28 3535 0668 | Website: www.vina-aspire.com
Vina Aspire | www.vina-aspire.com
