Dưới đây là bản tóm tắt nhanh để doanh nghiệp áp dụng từ 16/5/2026 theo Nghị định 105/2026/NĐ-CP và các hướng dẫn liên quan.
1. Cần phân biệt đúng: “kinh phí công đoàn” và “đoàn phí công đoàn”
Kinh phí công đoàn là khoản do doanh nghiệp đóng, kể cả doanh nghiệp chưa thành lập công đoàn cơ sở. Mức đóng là 2% quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc cho người lao động. (THƯ VIỆN PHÁP LUẬT)
Đoàn phí công đoàn là khoản do đoàn viên công đoàn đóng, áp dụng khi có người lao động là đoàn viên công đoàn. Theo hướng dẫn được nêu, mức đoàn phí là 0,5% tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc. (THƯ VIỆN PHÁP LUẬT)
Nói ngắn gọn: Doanh nghiệp chưa có công đoàn vẫn phải đóng 2% kinh phí công đoàn. Có công đoàn thì ngoài 2% kinh phí công đoàn, đoàn viên còn đóng đoàn phí.
2. Doanh nghiệp đóng kinh phí công đoàn ở đâu?
Doanh nghiệp đóng kinh phí công đoàn cho Liên đoàn Lao động cấp tỉnh/thành phố thông qua tài khoản chuyên thu của Công đoàn Việt Nam hoặc tài khoản do Liên đoàn Lao động địa phương hướng dẫn. Việc đóng thực hiện mỗi tháng một lần, cùng thời điểm với việc đóng BHXH bắt buộc cho người lao động. (THƯ VIỆN PHÁP LUẬT)
Ví dụ tại TP.HCM, theo thông tin được trích dẫn trong bài, đơn vị có thể nộp về tài khoản của Liên đoàn Lao động Thành phố Hồ Chí Minh, số tài khoản 117000070819 tại VietinBank – Chi nhánh TP.HCM. Tuy nhiên, doanh nghiệp nên kiểm tra lại hướng dẫn mới nhất của Liên đoàn Lao động địa phương nơi mình quản lý trước khi nộp. (THƯ VIỆN PHÁP LUẬT)
3. Mức đóng năm 2026
| Trường hợp | Khoản phải đóng | Mức đóng |
|---|---|---|
| Doanh nghiệp chưa thành lập công đoàn | Kinh phí công đoàn | 2% quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc |
| Doanh nghiệp đã thành lập công đoàn | Kinh phí công đoàn | 2% quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc |
| Người lao động là đoàn viên công đoàn | Đoàn phí công đoàn | 0,5% tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc |
Công đoàn cơ sở được sử dụng 75% tổng số thu kinh phí công đoàn và 70% tổng số thu đoàn phí công đoàn; phần còn lại thực hiện theo cơ chế phân phối, quản lý tài chính công đoàn. (THƯ VIỆN PHÁP LUẬT)
4. Thời hạn đóng từ 16/5/2026
Điểm mới quan trọng của Nghị định 105/2026/NĐ-CP là quy định rõ hơn về thời hạn đóng. Với đơn vị đóng theo tháng, thời hạn đóng kinh phí công đoàn chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng tiếp theo. Với một số doanh nghiệp nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, diêm nghiệp trả lương theo chu kỳ sản xuất, kinh doanh và đóng theo phương thức 03 tháng/lần, thời hạn là ngày cuối cùng của tháng tiếp theo ngay sau chu kỳ. (THƯ VIỆN PHÁP LUẬT)
5. Hồ sơ để xin cấp lại/phân phối 75% kinh phí công đoàn
Công đoàn cơ sở cần làm theo hướng dẫn của Liên đoàn Lao động tỉnh/thành phố quản lý trực tiếp. Ví dụ theo hướng dẫn tại TP.HCM, để có cơ sở cấp phân phối 75% kinh phí công đoàn, công đoàn cơ sở cung cấp thông tin tài khoản và hồ sơ gồm: bản chính Giấy đề nghị cấp kinh phí công đoàn và bản photo ủy nhiệm chi/lệnh chuyển tiền đóng 2% kinh phí công đoàn có đóng dấu treo của đơn vị. (THƯ VIỆN PHÁP LUẬT)
6. Khi nào bị xem là chậm đóng hoặc không đóng?
Từ 16/5/2026, quy định phân biệt rõ hơn:
Chậm đóng là chưa đóng hoặc đóng chưa đầy đủ sau thời hạn quy định.
Không đóng gồm các trường hợp: không trích, không đóng kinh phí công đoàn; hoặc không đóng/đóng không đầy đủ số tiền phải đóng trong 60 ngày kể từ ngày hết thời hạn; hoặc không đóng/đóng không đầy đủ số người thuộc đối tượng phải đóng trong 60 ngày kể từ ngày hết thời hạn. (THƯ VIỆN PHÁP LUẬT)
7. Mức phạt nếu không đóng/chậm đóng
Theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP được Thư viện Pháp luật dẫn lại, hành vi chậm đóng, đóng không đúng mức, đóng không đủ số người có thể bị phạt từ 12% đến dưới 15% tổng số tiền phải đóng, tối đa 75 triệu đồng đối với cá nhân; tổ chức bị phạt gấp đôi. Hành vi không đóng cho toàn bộ người lao động thuộc đối tượng phải đóng có thể bị phạt từ 18% đến 20% tổng số tiền phải đóng, tối đa 75 triệu đồng đối với cá nhân; tổ chức bị phạt gấp đôi. (THƯ VIỆN PHÁP LUẬT)
Ngoài tiền phạt, doanh nghiệp còn phải nộp đủ số tiền chậm đóng/chưa đóng và tiền lãi của khoản chậm đóng theo mức lãi suất tiền gửi không kỳ hạn cao nhất của các ngân hàng thương mại nhà nước tại thời điểm xử phạt. (THƯ VIỆN PHÁP LUẬT)
8. Checklist doanh nghiệp nên làm ngay
- Rà soát danh sách lao động đang tham gia BHXH bắt buộc.
- Tính quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc.
- Trích 2% kinh phí công đoàn hằng tháng.
- Kiểm tra tài khoản chuyên thu của Liên đoàn Lao động địa phương.
- Lưu chứng từ chuyển tiền đầy đủ.
- Nếu có công đoàn cơ sở, chuẩn bị hồ sơ để nhận phân phối lại 75% kinh phí công đoàn.
- Theo dõi thời hạn đóng để tránh bị chuyển từ “chậm đóng” sang “không đóng” sau 60 ngày.
Câu chốt dễ nhớ:
Doanh nghiệp có hay chưa có công đoàn cơ sở thì vẫn phải đóng 2% kinh phí công đoàn trên quỹ lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc; đóng đúng hạn, đúng số người, đúng số tiền để tránh bị phạt và truy thu lãi.
Vina Aspire Insights
