Vina Aspire dần hình thành văn hóa sử dụng Email của Vina Aspire vì: Mọi người có thể nhận thấy Email hiện nay đang được sử dụng với nhiều mục đích khác nhau:
– Email thể hiện văn hóa của người gửi email nói riêng, văn hóa của công ty người gửi email nói chung.
– Email đóng vai trò khẳng định (confirm) một vấn đề, là bằng chứng về sự trao đổi công việc.
– Email đóng vai trò trong công tác điều hành công việc của ban lãnh đạo.
– Email có vai trò marketing.
Bởi vậy sử dụng Email đúng chuẩn Vina Aspire là điều rất cần thiết.
1. Cách bước viết email theo chuẩn
Việc viết email theo chuẩn theo thứ tự các bước như sau:
– Bước 1: Đặt tiêu đề hay subject cho email, đính kèm file vào email (nếu có), và viết nội dung cho email đó.
– Bước 2: Bước tiếp theo trong thao tác viết email đúng chuẩn đó là kiểm tra lại nội dung và file đã đính kèm xem có sai sót gì không.
– Bước 3: Nhập địa chỉ người nhận và tiến hành gửi email.
Bất cứ email gửi cho ai, về vấn đề gì thì cũng phải tuân theo các bước này để tránh sai sót cũng như thiếu sót trong email đã gửi. Vì một khi email đã được gửi đi thì không thể lấy lại.
2. Đặt tiêu đề cho email
Cần phải nhấn mạnh chủ đề, vì đó là dòng thông tin tóm tắt đầu tiên mà người nhận đọc được, trước khi click vào để mở email. Chủ đề có thể hiểu là nội dung khái quát cho toàn email, nên cần tránh những cách dùng chung chung, và đặc biệt tránh tình huống quên nhập chủ đề.
Không quá khó khăn để đặt tiêu đề cho email, nhưng rất nhiều người lại quên phần quan trọng này, chủ yếu do cẩu thả hoặc lười biếng. Chỉ cần cẩn thận một chút, kiểm tra email trước khi gửi đi, và nhớ đặt một tiêu đề bao quát nội dung email, bạn có thể giúp công việc được tiến hành nhanh chóng hơn. Người nhận email sẽ nắm rõ được nội dung cần trao đổi, đồng thời dễ dàng phân loại email, sau này cần tìm lại cũng dễ dàng hơn.
Khi đặt tiêu đề email (subject) phải lưu ý những vấn đề: phải đúng chủ đề, thu hút sự chú ý của người đọc để cho họ biết vấn đề chính trong nội dung email của bạn là gì.
Nếu bạn đặt tiêu đề email phù hợp thì cơ hội để người nhận đọc email của bạn sẽ cao hơn, nếu không họ sẽ xóa ngay hoặc chẳng bao giờ mở ra vì nghĩ là email rác hoặc email không quan trọng.
Chú ý khi viết tiêu đề cho một email
Tiêu đề của email là phải rõ ràng, đúng mục đích và không quá dài. Cần lựa chọn kỹ ngôn từ để thông báo cho người nhận nội dung chính xác của email đó.
Nếu email gửi mang tính định kỳ, chẳng hạn như các báo cáo hàng tuần về công việc thì bạn nên ghi thêm ngày tháng gửi trong tiêu đề email. Không bao giờ bỏ trống tiêu đề e-mail. Tiêu đề email rõ ràng, viết bằng tiếng việt không dấu để tránh bị lỗi font chữ và người nhận không đọc được nó.
Một E-mail không có chủ đề, không có lời chào, lời kết chẳng khác nào một lời nói chấm không, không những gây khó khăn trong việc quản lý email mà còn thể hiện sự thiếu tôn trọng đối với người nhận.
3. Đính kèm tập tin vào email
Là khi bạn đính kèm một tập tin vào trong email thì bạn nên gửi những file có định dạng chung dễ mở cho tất cả máy tính như định dạng file pdf, doc, xls …
Nếu trường hợp có nhiều file thì bạn nên nén lại thành file zip hoặc file rar. Ngoài ra file đính kèm trong email nên được đặt tên rõ ràng. Không viết tiếng việt có dấu khi đặt tên file.
4. Viết nội dung email theo chuẩn
Tùy theo thể loại của Email, nội dung Email cần có bố cục, nội dung, mục đích riêng nhưng nội dung email cần tuân thủ các quy tắc chung:
– Sử dụng Font Unicode để đảm bảo mọi người có thể đọc được nội dung email trên tất cả các loại máy tính, thiết bị số cầm tay như điện thoại smartphone, máy tính bảng …
– Nên trình bày các nội dung trong email một cách ngắn gọn và súc tích. Bố cục, cách phân đoạn và ngôn ngữ trong email cần rõ ràng và mạch lạc. Bạn có thể chia email thành nhiều đoạn nhỏ để dễ đọc, đồng thời tô đậm hoặc gạch chân những nội dung/cụm từ quan trọng. Bạn nên sử dụng những câu ngắn và liên quan trực tiếp đến nội dung mà bạn muốn đề cập trong email, nêu rõ lý do viết email trong đoạn đầu tiên.
– Đối với các tin qua trọng, bạn nên để tiêu đề thể hiện sự khẩn cấp.
– Khi soạn email theo chuẩn, điều cần tránh nhất là không viết toàn bộ bằng chữ hoa, hoặc chữ to nhỏ không đều, chữ in đậm, in nghiêng bừa bãi. Tuy đó là yêu cầu tối thiểu trong trình bày văn bản, nhưng tuy vậy rất nhiều người mắc phải lỗi này khi viết email và soạn thảo văn bản. Bên cạnh đó bạn cũng nên sử dụng dấu câu đúng vị trí, đúng theo tiêu chuẩn quy tắc đặt dấu câu khi soạn thảo văn bản cụ thể như sau:
+ Đầu dòng luôn viết hoa chữ đầu tiên. Chú ý, viết hoa chứ không phải viết in hoa.
+ Sau dấu chấm câu (.) luôn phải viết hoa. Tên riêng, địa danh phải viết hoa.
+ Tất cả các dấu câu đều viết sát vào chữ trước, khoảng trống và đến chữ sau.
+ Dấu ngoặc đơn, ( ); nháy kép “ ” viết sát vào ký tự ngay trước và sau chúng.
+ Hai chữ nối tiếp nhau chỉ cách nhau một khoảng trống.
+ Viết đủ ý rồi hãy chấm câu, sử dụng dấu phẩy khi câu có nhiều ý.
+ Chia đoạn nếu viết dài.
+ Hãy lưu ý việc dùng dấu cảm thán quá nhiều. Mọi người thường hay lạm dụng nhiếu dấu chấm than (!!!!) để muốn nhấn mạnh. Nhưng có thể nó có tác dụng ngược lại đấy. Chỉ nên dùng tối đa 2 dấu cảm thán trong bức email chuẩn của bạn là đủ.
5. Nội dung của một email chuẩn
Bố cục của một email theo chuẩn gồm các phần dưới đây.
– Phần chào hỏi: Email không chỉ là phương thức truyền tải thông tin, mà còn là công cụ giao tiếp với các chuẩn mực văn minh nhất định. Vì vậy, bạn nên bắt đầu email bằng một câu chào thể hiện sự lịch sự, thân thiện;
Trong phần này bạn có thể sử dụng vài lời chào hỏi như:
+ Dear (Hi)…
+ Hoặc Kính gửi…
– Phần Nội dung: Trong nội dung thông tin trong emai, bạn cần chú ý sau:
+ Cấu trúc mạch lạc dễ theo dõi
+ Nội dung dễ hiểu, in đậm những thông tin quan trọng.
+ Ngôn từ lịch sự, tôn trọng người nhận email.
– Phần kết thúc: Về lời chào cuối thư, tùy mối quan hệ mà có lời chào tạm biệt phù hợp. Một số cách viết thường gặp dưới đây để bạn đọc tham khảo:
+ Với mức độ xã giao bình thường, vừa phải, nên dùng:
Regards,
Best regards,
Best wishes,
hoặc Kind regards,
+ Thể hiện sự trang trọng thì thêm chữ “with” thành
With Kind regards,
With best wishes;
Hoặc cũng có thể dùng cách viết theo lối truyền thống như thư “giấy”:
Yours faithfully – Trân trọng
hoặc Yours sincerely. – Trân trọng kính chào
+ Thể hiện sự thân mật, vượt qua quy tắc xã giao thông thường, có thể kết thúc bằng:
Cheers,
Take care! All the best,
Have a nice week-end,
Remember me to your people,
Keep in touch!
(Sweet kisses! với những người yêu nhau).
– Phần chữ ký email: Phần này cũng là một phần tương đối quan trọng trong email tuy nhiên hầu như nó vẫn đang được bỏ ngỏ hoặc chưa tận dụng hết sức mạnh của nó. Phần chữ kí giúp cho email của bạn trở nên chuyên nghiệp và đáng tin cậy hơn. Đồng thời, đây cũng là cách giúp cho người nhận mail có được một số thông tin cơ bản về bạn: tên họ, trực thuộc công ty, phòng ban nào, địa chỉ… Thậm chí, chữ kí còn phần nào thể hiện cá tính của bạn nữa. Phần chữ ký (Signature) là phần thông tin ta thiết lập sẵn để tự động điền vào cuối mỗi email khi ta soạn thảo hoặc trả lời một email.
6. Kiểm tra lại nội dung email và file đã đính kèm
Một trong những bước cũng không kém phần quan trọng trong quy trình viết email theo chuẩn đó là công đoạn kiểm tra lại nội dung email và file đã đính kèm. Vì nó thể hiện sự chuyên nghiệp và khoa học của bạn. Một bức email nhiều lỗi chính tả thể hiện sự thiếu tôn trọng với người nhận. Hay một email và gửi cũng file đính kèm mà chưa được đính kèm vì lỗi nào đó cũng là một rắc rối không hề nhó khi tới tay người nhận.
Tập tin đính kèm nên có sự giải thích phù hợp. Tránh gửi kèm tập tin nhưng lại không hề nhắc đến điều đó trong nội dung email. Ngoài ra, bạn cũng cần đặt tên phù hợp, thể hiện chính xác nội dung cho tập tin đính kèm.
7. Nhập địa chỉ email người nhận
Sở dĩ việc nhập email người nhận được thực hiện ở gần cuối các bước viết email theo chuẩn là vì để hạn chế tối đa việc email chưa hoàn thành nhưng lỡ tay bạn bấm gửi thì lúc đó sẽ không thể cứu vãn. Hãy viết nội dung thật hoàn hảo, sau đó mới tới địa chỉ người nhận và click để gửi đi. Kiểm tra địa chỉ người nhận trước khi ấn nút send nếu không muốn gửi nhầm tới địa chỉ email khác.
8. Một số lưu ý khi sử dụng email
a) Khởi đầu ngày mới: “Check mail”
Hiện nay Email đã được sử dụng như một công cụ điều hành. Ngoài ra Email các công việc đều cần có sự phối kết hợp của nhiều cá nhân, phòng ban với nhau. Để năm được thông tin, giải quyết công việc kịp thời, trả lời đối tác … hãy xây dựng thói quen check email hàng ngày ít nhất là một lần vào buổi sáng, tuy nhiên với đặc thù Vina Aspire thì trong giờ làm việc, check mail cần thường xuyên và liên tục để đảm bảo công việc luôn thông suốt.
b) Trả lời mail ngay sau khi bạn nhận được
Nếu bạn ở vào tình huống của người gửi thì bạn sẽ hiểu cảm giác chờ đợi phản hồi như thế nào. Đương nhiên là “ngay sau khi” cũng có biên độ của nó, nhưng tốt nhất nên là trong ngày. Với vấn đề cần suy nghĩ, cân nhắc, cũng nên có một e-mail reply thật ngắn gọn thông báo cho người gửi: đã nhận được e-mail, sẽ trả lời cụ thể sau. Đừng quên kiệm lời cảm ơn, nếu email bạn nhận được là từ địa chỉ mà bạn nhờ giúp đỡ vấn đề gì đó, bất kể kết quả ra sao.
c) Không nên trả lời email quá 24 giờ, như vậy là quá chậm trễ.
d) Phân biệt To – CC – BCC
– To: Đối tượng nhận chính
– CC: Đối tượng đồng nhận
– BCC: Đối tượng nhận nhưng người khác không biết
e) Không đặt tên file là tiếng việt khi gửi file đính kèm
– Điều này gây khó khăn cho người nhận bởi một số máy tính không thể mở được nội dung file được đặt tên bằng tiếng Việt.
f) Giảm dung lượng File cần gửi trước khi gửi
– Dùng các chương trình, tiện ích để nén hoặc giảm dung lượng file đính kèm trước khi gửi đặc biệt là các văn bản dạng ảnh hoặc scan
– Người nhận thường khó chịu khi phải chờ đợi để nhận những email có file đính kèm dung lượng lớn vì nó gây khó khăn cho người nhận bởi người nhận rất mất thời gian để nhận file nhất là khi đường truyền mạng chậm. Ngoài ra sẽ làm dung lượng hòm thư của người nhận nhanh chóng bị đầy.
g) Cẩn thận trong việc chọn Reply All
– Chức năng Reply All (Trả lời tất cả):
– Khi ta nhận một Email có địa chỉ người gửi: From, địa chỉ những người cùng nhận CC. Nếu ta sử dụng thì email của ta sẽ gửi ngược lại tất cả người gửi và các người cùng nhận trên.
– Nên xem xét kỹ trước khi chọn reply all, chỉ cần thiết mới dùng đến, để tránh làm phiền những người không liên quan nội dung công việc cần thông tin.
h) Sau cùng, hãy kiểm tra lại Email trước khi bấm vào Send Sau khi soạn thảo xong một Email, hãy giành thời gian để kiểm tra lại email của mình trước khi gửi tránh các thiệt hại đáng tiếc cũng như hiểu nhầm của đối tác:
+ Kiểm tra bố cục tổng thể của Email
+ Kiểm tra lỗi chính tả
+ Kiểm tra các nội dung thừa do cắt dán trong lúc soạn email
+ Đặc biệt kiểm tra địa chỉ của những người nhận.
Nhiều trường hợp gửi báo cáo giá cho ban lãnh đạo lại gửi nhầm cho khách hàng. ^^
Vina Aspire là công ty tư vấn, cung cấp các giải pháp, dịch vụ CNTT, An ninh mạng, bảo mật & an toàn thông tin tại Việt Nam. Đội ngũ của Vina Aspire gồm những chuyên gia, cộng tác viên giỏi, có trình độ, kinh nghiệm và uy tín cùng các nhà đầu tư, đối tác lớn trong và ngoài nước chung tay xây dựng.
Các Doanh nghiệp, tổ chức có nhu cầu liên hệ Công ty Vina Aspire theo thông tin sau:
Email: info@vina-aspire.com | Website: www.vina-aspire.com
Tel: +84 944 004 666 | Fax: +84 28 3535 0668
Vina Aspire – Vững bảo mật, trọn niềm tin
