Quản lý nhân viên làm việc từ xa thế nào hiệu quả?

Trong thời kỳ công nghệ bùng nổ như hiện nay, làm việc từ xa là một giải pháp tốt giúp các doanh nhân và nhân viên cân bằng công việc và đời sống. Nhưng các Doanh nghiệp sẽ làm thế nào để đảm bảo hiệu quả công việc khi nhân viên không có mặt tại văn phòng?

Vina Aspire xin gợi ý giúp Doanh nghiệp quản lý các nhân viên từ xa hiệu quả:

Thiết lập mục tiêu rõ ràng

Quản lý từ xa cần phải chú trọng vào mục tiêu và kết quả công việc chứ không đơn thuần chỉ là quản lý thời gian làm việc, hay các đầu việc cụ thể. Mục tiêu đề ra cần phải rõ ràng, và DN cần phải trao đổi thường xuyên với nhân viên về cách để đạt được mục tiêu. Lịch trình các cuộc họp phải rõ ràng, cụ thể, và hướng tới kết quả cuối cùng.

Tận dụng tối đa công nghệ

Thành công của chính sách làm việc từ xa phụ thuộc vào việc nhân viên có các thiết bị di động (điện thoại thông minh, máy tính bảng…), kết nối internet cần thiết và có sử dụng chúng thành thạo không. Các ứng dụng dựa trên công nghệ điện toán đám mây sẽ cho phép nhân viên và người quản lý truy cập dữ liệu hoặc in ấn, theo dõi và báo cáo thông qua các ứng dụng từ xa. Thường xuyên hội đàm qua video cũng giúp các nhóm làm việc trở nên gắn kết hơn.

Cung cấp các công cụ làm việc thích hợp

Những nhân viên làm việc từ xa thường gặp vấn đề khi làm việc ở nhà vì bị làm phiền, thiếu thiết bị văn phòng hoặc không gian họp bị hạn chế. Doanh nghiệp có thể tạo điều kiện để nhân viên tiếp cận với không gian làm việc chuyên nghiệp, gần nhà hoặc giảm thời gian di chuyển, nhờ đó giúp họ tăng khả năng tập trung và năng suất khi làm việc từ xa.

Hãy công khai về những quy định mới

Các chính sách làm việc mới cũng đồng nghĩa với việc phải sửa đổi hợp đồng để đưa ra các phạm vi với cả nhân viên và người quản lý. Nhân viên cần phải hiểu rõ không chỉ các mục tiêu đặt ra cho họ, mà còn phải hiểu rõ định nghĩa thế nào là ‘thành công’ và ‘thất bại’. Doanh nghiệp cũng nên đưa ra những khuôn khổ kỷ luật, giúp nhân viên hiểu rõ những giới hạn và trách nhiệm của họ khi làm việc từ xa. Các chính sách khen thưởng và xử phạt cũng cần đặt ra thật rõ ràng.

Xem trọng giao tiếp

Với sự phát triển của công nghệ, giờ chúng có thể dễ dàng thiết lập một cuộc họp trực tuyến – chỉ cần đường link video và các thiết bị hội đàm. Trên thực tế, việc tổ chức một cuộc họp qua video còn đơn giản hơn là sắp xếp một cuộc họp trực tiếp. Bạn hãy đảm bảo sự tham gia tích cực của mọi thành viên – vì với các cuộc họp trực tuyến, rất dễ để một số người trở nên “vô hình”.

Những nhân viên làm việc từ xa cũng cần phải cảm thấy sự phát triển của mình được DN xem xét một cách nghiêm túc, vì vậy các buổi họp định kì để thảo luận về tiến độ và hiệu suất công việc là vô cùng cần thiết.

Xu hướng tất yếu

Sự phát triển về công nghệ kỹ thuật đã giúp giảm một phần áp lực về làm việc tại những thành phố lớn khi mà người lao động có thể làm việc tại nhà và hạn chế được thời gian di chuyển đến văn phòng.

Tại Mỹ, có 31% người lao động làm việc từ xa tại thời điểm 2016 và 43% vào năm 2017, bao gồm người lao động làm việc ít hơn một lần một tuần. Số liệu này cho thấy rằng, dần dần có nhiều người lao động có nhu cầu được làm việc từ xa và các doanh nghiệp đã từng bước chuẩn hoá quy trình phục vụ cho nhu cầu này. Trong & sau mùa dịch Virus Corona Covid-19 thì xu hướng làm việc từ xa là tất yếu.

Xác định đúng người – đúng việc

Việc đầu tiên của việc lên kế hoạch và quản lý các nhân viên làm việc từ xa là quyết định nhân viên có đủ khả năng kèm tính chất công việc có thể thực hiện từ xa. Sẽ có những nhân viên phù hợp với việc thực hiện công việc tại bất cứ đâu ngoài văn phòng. Theo các phân tích từ Gallup, hơn một nửa (khoảng 55%) số công việc tại Mỹ  khoảng 55% phù hợp làm tại bất cứ đâu. Cũng sẽ có những nhân viên cảm thấy phù hợp với việc có mặt tại văn phòng mỗi ngày hơn là có thể linh động làm việc tại nhiều nơi khác. Trong báo cáo Best Practices for Managing Teleworkers: Changing Attitudes, Changing Ways đến từ công ty Frost & Sullivan có một thực tế rằng nhiều người lao động không cảm thấy đủ tin tưởng về hiệu quả công việc khi làm việc tại nhà hay bất cứ đâu ngoài văn phòng.

Xây dựng chương trình hiệu quả

Khi đã có quyết định cho sự phát triển của phương thức làm việc từ xa, các nhà quản trị nhân sự cần ghi nhớ và thực hiện những điều sau đây:

• Thống nhất cùng nhau

Để có thể đạt được những hiệu quả như mong đợi, khi xây dựng một đội ngũ nhân lực làm việc từ xa cần thiết sự thống nhất về quyền lợi cũng như nghĩa vụ giữa những người lao động và doanh nghiệp.

• Làm việc nhóm

Khi phải quản lý một hệ thống nhân viên làm việc từ xa, các nhà quản trị nhân sự cần xây dựng một nhóm làm việc từ xa có sự kết hợp hỗ trợ giữa các thành viên. Phát triển một lộ trình làm việc cho cả nhóm và đòi hỏi sự thống nhất về thời gian cũng như tiến độ công việc.

• Dịch vụ khách hàng

Nếu các thành viên trong nhóm làm việc trực tiếp với khách hàng ở bên ngoài hãy chắc chắn rằng yêu cầu sự minh bạch và hỗ trợ kịp thời cho khách hàng.

Giúp bạn Quản lý nhân viên làm việc từ xa một cách khoa học & công nghệ, đặc biệt còn phải đảm bảo an ninh, bảo mật, an toàn thông tin, liên hệ: Công ty TNHH Vina Aspire, info@vina-aspire.com, www.vina-aspire.com

Vina Aspire News