Số hóa là gì? Sự khác biệt giữa số hóa và chuyển đổi số

Trong những năm gần đây, thuật ngữ “số hóa” hay “chuyển đổi số” xuất hiện dày đặc trên các phương tiện truyền thông đại chúng, nhất là sau thời điểm dịch Covid-19 bùng nổ, những thuật ngữ này càng được giới chuyên môn “bàn tán sôi nổi” hơn. Vậy “số hóa” và “chuyển đổi số” là gì? Chúng khác nhau như thế nào? 

Số hóa là gì?

Định nghĩa về số hóa

Số hóa là thuật ngữ khá phổ biến trong những năm gần đây, nổi lên như một hiện tượng mới của lĩnh vực công nghệ hiện đại. Tuy nhiên, nhiều người vẫn chưa hiểu một cách toàn diện về thuật ngữ này.

Số hóa được định nghĩa chung là quá trình đổi mới hệ thống thường sang hệ thống kỹ thuật số. Với sự mở rộng của kinh tế, số hóa là xu hướng tất yếu trong lĩnh vực kinh doanh.

Hai hình thức số hoá

Trên thực tế, số hóa được cấu thành bởi hai hình thức chính là: số hóa tài liệu (Digitization) và số hóa quy trình (Digitalization)

Số hóa tài liệu (Digitization)

Đây là phương pháp chuyển đổi dữ liệu từ analog hay vật lý sang dạng kỹ thuật số. Sau đó, chúng được hệ thống máy tính sử dụng vào các mục đích khác nhau. Ví dụ: Người dùng quét tài liệu giấy và lưu trữ nó dưới dạng tài liệu kỹ thuật số (PDF). Số hóa tài liệu chính là sự kết nối giữa “thế giới” vật lý với phần mềm. Giải pháp này đáp ứng các nhu cầu về dữ liệu, hỗ trợ quy trình kinh doanh hoạt động hiệu quả hơn.

Số hóa quy trình (Digitalization)

Đây là quá trình cải thiện hoặc kích hoạt quy trình kinh doanh bằng các công nghệ kỹ thuật số và dữ liệu số hóa. Việc này giúp cải thiện năng suất, tăng hiệu quả làm việc và tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, giải pháp này không làm biến đổi quy trình kinh doanh của bạn.

Một số lợi ích của số hóa đối với doanh nghiệp

Thúc đẩy hiệu suất làm việc

Trước đây, nhân viên phải dành thời gian ít nhất là 10 phút để tìm kiếm các tài liệu giấy. Điều này làm ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu suất của các công việc khác.

Ngoài ra, với khối lượng tài liệu khổng lồ, nhân viên còn dễ mắc sai phạm trong quá trình tìm kiếm. Với sự xuất hiện của số hóa, tình trạng này đã được cải thiện rất nhiều. Nhân viên chỉ cần một vài thao tác đơn giản đã có thể tìm kiếm dữ liệu nhanh chóng. Vì vậy, họ sẽ có nhiều thời gian hơn để tập trung xử lý các công việc quan trọng, nâng cao hiệu suất làm việc.

Giảm bớt chi phí

Một doanh nghiệp truyền thống thường bỏ ra số tiền khổng lồ cho việc in ấn giấy tờ. Ngoài ra, họ còn phải chi trả các khoản phí cho trang thiết bị, giấy mực, máy móc, tiền điện,…

Khi áp dụng giải pháp số hóa, những loại chi phí này hoàn toàn được cắt giảm. Vì vậy, bạn có thể tận dụng nguồn ngân sách này cho bộ phận khác để thu lại nhiều lợi nhuận hơn. Quy trình số hóa có khả năng giúp doanh nghiệp tiết kiệm hàng trăm triệu đồng nhờ việc loại bỏ chi phí in ấn và phí lao động.

Tính bảo mật cao

Đối với những tài liệu quan trọng, cần bảo mật trong phạm vi nội bộ, số hóa cho phép bạn giới hạn quyền truy cập người xem. Ngoài ra, bạn có thể tùy chỉnh các luồng công việc liên quan tương đồng với quyền hạn (quyền chỉnh sửa, quyền chỉ xem, quyền nhận xét,…).

Tiếp cận dễ dàng, lưu trữ không giới hạn

Với giải pháp số hóa, bạn có thể lưu trữ khối lượng lớn dữ liệu của mình thông qua hệ thống đám mây hoặc các phần mềm lưu trữ hỗ trợ. Bạn không cần lo lắng khối lượng tài liệu lớn chiếm hết không gian làm việc của mình như trước kia, số hóa giúp mang lại một kho lưu trữ gần như không giới hạn. Bên cạnh đó, bạn có thể dễ dàng truy cập dữ liệu của mình ở bất cứ đâu trong mọi thời điểm.

Hạn chế thất lạc thông tin

Những thông tin được lưu trữ trên tài liệu giấy thường rất dễ bị thất lạc hoặc hư hỏng do các yếu tố bên ngoài. Thay vì phải đau đầu tìm kiếm giải pháp khắc phục tình trạng này, doanh nghiệp bạn có thể chuyển sang hình thức số hóa. Việc này giúp tài liệu quan trọng của bạn được lưu trữ một cách cẩn thận và an toàn hơn.

Tạo tiền đề cho công cuộc chuyển đổi số

Có thể nói, số hóa được xem là bước chuyển mình đầu tiên trong công cuộc chuyển đổi số. Việc quét hình ảnh bằng phần mềm hoặc lưu trữ dữ liệu ảo đều chính là nền tảng cho quá trình chuyển đổi số hiện đại. Số hóa giúp doanh nghiệp bạn dễ thành công hơn khi chuyển đổi số trong tương lai.

Sự khác biệt giữa số hóa và chuyển đổi số

Khái niệm chuyển đổi số

Trước khi khai thác sâu hơn về nét tương đồng và khác biệt giữa số hóa và chuyển đổi số, chúng ta cần biết được khái niệm Chuyển đổi số (Digital Transformation) là việc chuyển đổi từ mô hình truyền thống sang mô hình ứng dụng công nghệ số. Mọi quy trình kinh doanh của doanh nghiệp sẽ hoàn toàn ứng dụng các công nghệ kỹ thuật số hiện đại.

So với số hóa, chuyển đổi số là thuật ngữ chuyên sâu hơn. Quá trình này áp dụng công nghệ kỹ thuật số vào mọi hoạt động, quy trình, mô hình và sản phẩm kinh doanh. Từ đó, chuyển đổi số giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu quả làm việc, kiểm soát rủi ro và khai thác được các cơ hội phát triển mới.

Điểm giống và khác nhau giữa số hóa và chuyển đổi số

Giống nhau

Số hóa và chuyển đổi số “giao thoa” với nhau tại hai điểm mấu chốt là: hình thức và mục tiêu.

• Hình thức: Cả hai giải pháp đều áp dụng các công nghệ hiện đại vào hoạt động của doanh nghiệp.
• Mục tiêu: Chuyển đổi cách thức vận hành của doanh nghiệp, thúc đẩy hiệu suất làm việc bằng các phương pháp hiện đại hơn.

Khác nhau

Dựa trên bảng so sánh, số hóa chỉ là một phần nhỏ của quá trình chuyển đổi số. Tuy nhiên, để chuyển đổi số thành công, doanh nghiệp không thể bỏ qua công đoạn số hóa. Thuật ngữ “chuyển đổi số” có ý nghĩa khái quát và bao hàm cho mọi khía cạnh của doanh nghiệp. Chuyển đổi số có khả năng mở ra 3 điểm mới: thị trường mới, xu hướng làm việc mới và khách hàng mới.

Việc nhầm lẫn giữa chuyển đối số và số hóa rất dễ khiến doanh nghiệp đánh mất tầm nhìn trong tương lai, đưa ra các quyết định sai và định hướng sai lầm. Vì vậy, bạn cần tìm hiểu rõ về hai thuật ngữ này trước khi quy chụp chúng là một.

Những câu hỏi thường gặp về số hóa