I. Cơ sở pháp lý
Luật lưu trữ Quốc hội vào ngày 11/ 11/ 2011 đã được quy định về vấn đề “tài liệu lưu trữ điện tử”;
Theo Quyết định số 176/ QĐ-VTLTNN “Ban hành quy trình và hướng dẫn thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ để lập bản sao bảo hiểm và bản sao sử dụng”;
Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg “Về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước”;
Thông tư số 01/2019/TT-BNV “Quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức”;
Thông tư số 02/2019/TT-BNV “Quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử đã quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của tài liệu lưu trữ số hóa”;
Thông tư số 04/2014/TT-BNV “Quy định định mức kinh tế kỹ thuật tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ đã quy định về định mức kinh tế kỹ thuật số hóa tài liệu”;
Thông tư 194/2012/TT-BTC “Hướng dẫn mức chi tạo lập thông tin điện tử nhằm duy trì hoạt động thường xuyên của các cơ quan, đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước”.
II. Giới thiệu chung
Số hóa tài liệu là việc chuyển đổi các dạng tài liệu truyền thống: chữ viết tay, bản in, hình ảnh,… sang chuẩn tài liệu mà máy tính có thể nhận biết được. Các tài liệu đã được số hóa sẽ được lưu trữ trên máy chủ riêng hoặc trên nền tảng đám mây. Sau khi được số hóa, tài liệu sẽ dễ dàng quản lý hơn với một lượng không gian nhất định. Bạn không còn phải lo lắng việc bảo quản hay làm mất các tài liệu quan trọng.
1. Lợi ích
Chính quyền điện tử, văn phòng điện tử là xu hướng tất yếu của thời đại theo dòng chảy của cuộc cách mạng công nghệ 4.0. Trong quá trình xây dựng chính quyền điện tử và văn phòng điện tử, việc xây dựng cơ sở dữ liệu số thay thế cho cơ sở dữ liệu truyền thống (dữ liệu lưu trữ bản cứng) là một phần vô cùng quan trọng. Giải pháp số hóa được xây dựng nhằm đáp ứng các yêu cầu về:
- Ứng dụng công nghệ thông tin vào xử lý dữ liệu chất lượng cao
- Quản lý thông tin, số liệu hiệu quả
- Cung cấp thông tin nhanh chóng và bảo mật
2. Tính năng
- Dịch vụ số hóa dữ liệu: Đối với các tài liệu, hồ sơ dạng giấy chụp quét và chuyển đổi dữ liệu đến hệ thống số hóa dữ liệu và chuyển thành dữ liệu điện tử. Dữ liệu này sau đó có thể được lưu trên bất cứ thiết bị lưu trữ truyền thông nào khách hàng muốn.
- Dịch vụ chuyển đổi dữ liệu: Sử dụng phần mềm nhận dạng ký tự thông minh và Quang học (OCR và ICR)
- Cụ thể: cung cấp công cụ chỉnh sửa/thiết kế cho phép người dùng không có hiểu biết sâu về kỹ thuật có thể sử dụng, đảm bảo chất lượng scan, hỗ trợ nhiều loại máy scanner, hỗ trợ công cụ phát triển các luồng xử lý nghiệp vụ mới, hỗ trợ các chuẩn đầu vào khác nhau
III. Mô hình hóa tài liệu
Thiết bị
- Máy quét chuyên dụng
- Thiết bị hạ tầng CNTT: Máy chủ, hệ thống lưu trữ chuyên dụng, hệ thống mạng và bảo mật.
Phần mềm
- Hệ thống phần mềm thực hiện quy trình số hóa tài liệu;
- Hệ thống quản trị hồ sơ, tài liệu đã được số hóa;
Dịch vụ số hóa
- Cung cấp và cho thuê máy quét (scaner), thiết bị hạ tầng CNTT phục vụ cho việc số hóa;
- Scan tại địa điểm của khách hàng (Onsite)
- Scan tại văn phòng của Vina Aspire (Offsite)
- Dịch vụ nhập liệu (Data entry) và chuyển đổi dữ liệu (Data conversion), dịch vụ BPO.
- Dịch vụ theo nhu cầu
Quy trình số hóa tài liệu
Quy trình số hóa tài liệu gồm các bước:
Bước 1: Thu thập tài liệu giấy
- Tiếp nhận tài liệu (đã chỉnh lý) bàn giao từ khách hàng hoặc các địa điểm của khách hàng chỉ định để thu thập tài liệu;
- Ký biên bản bàn giao, xác nhận số lượng, tình trạng tài liệu.
Bước 2: Sắp xếp, phân loại
- Kiểm tra tài liệu thu thập và sắp xếp phân loại theo yêu cầu số hóa và phân bổ đến các trạm quét tài liệu.
Bước 3: Chuẩn bị máy quét tài liệu phù hợp
Bước 4: import dữ liệu từ các file mềm
Bước 5: Quét tài liệu
Bước 6: Kiểm tra file đầu ra (thực hiện 2 lần)
- Lần 1: Kiểm tra 100% file đầu ra
- Lần 2: Kiểm tra xác suất 30% fiel đầu ra
Tiêu chí đầu ra:
- Kiểm tra ảnh đầu ra đản bảo đúng chất lượng và số lượng theo yêu cầu của khách hàng;
- Nếu chưa đạt yêu cầu cần tiến hành quét lại;
- Đối với tài liệu thông thường, ảnh đầu ra sẽ là file PDF hoặc file JPG theo yêu cầu khách hành.
Bước 7: Nhập liệu, nhận dạng ký tự
Áp dụng một trong hai phương pháp hoặc hốn hợp cả hai:
- Nhập liệu tự động – áp dụng với các bản gốc chất lượng cao, tài liệu mới: tích hợp công nghệ nhận dạng và bóc tách thông tin tự động giúp thông tin được thu nhận nhanh chóng, chính xác và có thể linh hoạt tùy chỉnh theo nhu cầu quản trị của từng khách hàng
- Nhập liệu thủ công – áp dụng với các bản gốc chất lượng thấp, tài liệu cũ, không thể nhận dạng được: Nhân viên nhập liệu sẽ nhập tay các dữ liệu và các trường thông tin theo yêu cầu.
Các trường hợp thông tin của tài liệu (metadata) sau khi được nhập liệu sẽ được lưu trữ trong CSDL, được liên kết với các fule ảnh đã quét ở bước 5, vì vậy CSDL số hóa cơ bản bao gồm các file ảnh và file CSDL chứa các trường thông tin đã nhập liệu.
Bước 8: Kiểm tra dữ liệu nhập liệu (thực hiện 2 lần)
- Lần 1: Kiểm tra 100% file đầu ra
- Lần 2: Kiểm tra xác suất 30% fiel đầu ra
Tiêu chí kiểm tra:
- Kiểm tra nội dung các trường nhập liệu đối chiếu với tài liệu gốc đã được quét ở bước 5. Nếu sai, sửa lại phần mềm có lưu vết các thông tin đã sửa.
Bước 9: Kết xuất và lưu trữ thông tin.
- Thực hiện kết xuất và lưu trữ thông tin vào hệ thống lưu trữ của khách hàng như: Máy chủ, thiết bị lưu trữ,…
- Tích hợp với các CSDL khác hoặc hệ thống lưu trữ hoặc ứng dụng nghiệp vụ khác của khách hàng nếu có yêu cầu.
Bước 10: Tìm kiếm thông tin và truy xuất CSDL.
1. Các thiết bị quét tài liệu
Thiết bị Scan
- Các máy scan thông thường
- Các máy scan chuyên dụng
Thiết bị lưu trữ số
- Hệ thống máy trạm, máy chủ
- Hệ thống lưu trữ chuyên dụng
Thiết bị phụ trợ khác
- Hệ thống networking
Hệ thống phụ trợ khác
2. Phần mềm quản lý tài liệu
Tài liệu lưu trữ được xây dựng trên nền tảng công nghệ web (asp.net). Các máy trạm chỉ cần cài đặt trình duyệt Web là có thể truy cập và sử dụng tất cả các phân hệ của phần mềm. Giao diện làm việc của Phần mềm Quản lý Tài liệu lưu trữ tương thích với các loại trình duyệt phổ dụng và hoàn toàn độc lập với hệ điều hành mà trình duyệt này được cài đặt như Microsoft Internet Explorer (phiên bản 6.0 trở lên).
- Có thể chạy trên mạng nội bộ, mạng Intranet hay mạng Internet đảm bảo sự khai thác thông tin theo thời gian thực;
- Có khả năng tùy biến để phù hợp với các loại hình tài liệu như: Tài liêu hành chính, tài liệu XDCB, tài liệu Phim, tài liệu ảnh, tài liệu bản đồ, tài liệu hán nôm, … và tài liệu đặc thù của các ngành như: Tài liệu ngành thuế, tài chính và tài liệu quản lý nhà đất, … (có thể sử dụng cho mọi loại hình tài liệu);
- Cho phép tự định nghĩa các trường dữ liệu bổ sung, tự định nghĩa màn hình nhập dữ liệu, …
- Cho phép người sử dụng tạo lập, quản lý các danh mục của hệ thống như danh mục tên loại văn bản, khung phân loại thông tin, tác giả văn bản,…
- Tích hợp tất cả các dữ liệu quản lý chung trong một cơ sở dữ liệu;
- Cơ chế bảo mật, phân quyền sử dụng rõ ràng;
- Trao đổi thuận lợi với các sản phẩm Windows: Word, Excel;
- Thống kê tra cứu đa dạng, chi tiết và trực quan phục vụ mọi nhóm đối tượng;
- Tương thích với cả mô hình kho đóng và kho mở.
a. Chức năng Quản trị
- Quản lý, phân quyền người dùng theo chức năng và theo phạm vi khai thác tài liệu;
- Cho phép cán bộ quản lý theo dõi, giám sát toàn bộ hoạt động của hệ thống;
- Có công cụ để sao lưu dữ liệu định kỳ và đột xuất, có cơ chế phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố.
b. Chức năng cập nhật
- Là chức năng hạt nhân của hệ thống. Với thiết kế cốt lõi vững chắc này, việc sử dụng các chức năng khác đảm bảo tính nhất quán và toàn vẹn của toàn bộ cơ sở dữ liệu;
- Có thể tự định nghĩa các trường thông tin theo yêu cầu quản lý của từng loại hình tài liệu;
- Có thể thêm mới các loại hình tài liệu và định nghĩa các trường phù hợp với loại hình tài liệu đó;
- Quản lý toàn bộ các danh mục hệ thống (Danh mục kho, danh mục đơn vị, danh mục loại văn kiện, danh mục phông lưu trữ,…);
- Nhập liệu dễ dàng, tự động hoá các thao tác lặp đi lặp lại trong quá trình nhập;
c. Chức năng tìm kiếm – lập đề nghị mượn
- Là cổng thông tin chung cho mọi đối tượng để khai thác, tìm kiếm hồ sơ, văn bản theo cách riêng phù hợp với nhu cầu của từng cá nhân.
- Có thể tự thiết lập các trường tìm kiếm đối với từng loại hình tài liệu.
- Hỗ trợ 02 hình thức tìm kiếm: tìm đơn giản và tìm nâng cao với hàng chục trường tìm kiếm cơ bản như: Số hồ sơ, số hộp, tiêu đề, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc, tên hạng mục, tên công trình, đơn vị, … có thể kết hợp nhiều điều kiện tìm kiếm với nhau bằng toán tử VÀ (AND) hoặc HOẶC (OR) để có kết quả chính xác.
- Có thể xác định vị trí thực của hồ sơ trên kho sau khi tìm kiếm;
- Có thể xem được thông tin cấp 1 của hồ sơ (tài liệu gắn kèm như: file hình ảnh, âm thanh, …)
- Cho phép mỗi đối tưọng sử dụng có một trang thông tin riêng quản lý các giao dịch của mình với cán bộ lưu trữ.
- Cho phép in ấn các biểu mẫu yêu cầu khai thác tài liệu (mượn tài liệu) và yêu cầu xin sao chụp tài liệu (phô tô) đúng theo quy định nghiệp vụ.
d. Chức năng duyệt đề nghị mượn
- Quản lý toàn bộ các yêu cầu xin đọc tài liệu, xin sao chụp tài liệu;
- Thao tác duyệt đơn giản, trực quan, cho phép xem chi tiết từng văn bản trong hồ sơ trước khi ra quyết định duyệt;
- Cho phép thống kê lại toàn bộ quá trình duyệt tài liệu trong khoảng thời gian từ ngày – đến ngày.
e. Chức năng cho mượn – nhận trả tài liệu
- Quản lý toàn bộ các yêu cầu xin đọc tài liệu đã được duyệt;
- Quản lý toàn bộ quá trình mượn trả tài liệu của từng đối tượng;
- Thao tác cho mượn – trả đơn giản, trực quan, cho phép xem chi tiết từng văn bản trong hồ sơ;
- Cho phép thống kê lại toàn bộ quá trình mượn – trả tài liệu trong khoảng thời gian từ ngày – đến ngày.
f. Chức năng bảo quản
- Có thể tạo ra danh mục các kho lưu trữ, các giá kệ trong kho và gán các nhãn để có thể quản lý theo nhóm tài liệu.
- Quản lý toàn bộ hệ thống giá kệ trong kho theo sơ đồ thực;
- Có thể xem chi tiết giá kệ (tầng, mặt, ngăn, số lượng hộp trên kệ, số lượng hồ sơ trên kệ,…);
- Quản lý thông tin về kho lưu trữ (diện tích kho, đã sử dụng bao nhiêu % diện tích, khả năng chứa còn lại, …)
g. Chức năng thống kê – in ấn
- Cung cấp các báo cáo thống kê phong phú, đa dạng và chính xác về tình hình mượn, trả tài liệu theo chuẩn của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước;
- In mục lục quản lý tài liệu;
- In mục lục tra cứu tài liệu theo đợt chỉnh lý, theo phòng ban, theo phông, …
- Thống kê tài liệu đưa ra khai thác theo tháng, theo quý, theo năm;
h. Và nhiều chức năng khác như:
- Chức năng lập danh mục tài liệu huỷ;
- Chức năng nhập danh mục hồ sơ lưu trữ hiện hành (của các phòng, ban trực thuộc);
- Chức năng kiểm tra hồ sơ hiện hành của các phòng, ban nhập và chuyển vào kho lưu trữ.
C. Dịch vụ số hóa
- Dịch vụ số hóa dữ liệu: Đối với các tài liệu, hồ sơ dạng giấy chụp quét và chuyển đổi dữ liệu đến hệ thống số hóa dữ liệu và chuyển thành dữ liệu điện tử. Dữ liệu này sau đó có thể được lưu trên bất cứ thiết bị lưu trữ truyền thông nào khách hàng muốn.
- Dịch vụ chuyển đổi dữ liệu: Sử dụng phần mềm nhận dạng ký tự thông minh và Quang học (OCR và ICR)
- Cụ thể: cung cấp công cụ chỉnh sửa/thiết kế cho phép người dùng không có hiểu biết sâu về kỹ thuật có thể sử dụng, đảm bảo chất lượng scan, hỗ trợ nhiều loại máy scanner, hỗ trợ công cụ phát triển các luồng xử lý nghiệp vụ mới, hỗ trợ các chuẩn đầu vào khác nhau.
a. Bản quyền đóng gói và đào tạo chuyển giao phần mềm
Mỗi cơ quan, đơn vị và tổ chức sử dụng phần mềm được cấp 01 tài khoản bản quyền bao gồm:
- Bản quyền chương trình: Đường link đăng nhập, 01 tài khoản, 01 mật khẩu đăng nhập;
- Bộ tài liệu hướng dẫn sử dụng;
- Đào tạo, hướng dẫn trực tiếp tại các địa điểm tập trung thuận tiện cho các cơ quan, đơn vị và tổ chức tham gia sử dụng;
b. Bản hành, bảo trì phần mềm
Với đội ngũ tư vấn hùng hậu đầy nhiệt huyết, chuyên nghiệp và chính xác. Vina Aspire cam kết hỗ trợ tối đa cho khách hàng sử dụng hoàn toàn miễn phí thông qua hình thức: Điện thoại tư vấn, Email, Fax,….
Bảo hành
- Phạm vi bảo hành: Lỗi cú pháp, nghiệp vụ phát sinh, mẫu báo cáo, sự cố cơ sở dữ liệu, sự cố kỹ thuật liên quan đến phần mềm;
- Thời gian bảo hành: 12 tháng kể từ ngày bàn giao nghiệm thu sản phẩm.
- Tổ chức đào tạo, tái đào tạo miễn phí và hỗ trợ trực tiếp theo yêu cầu của đơn vị sử dụng;
- Sẵn sàng cập nhật miễn phí những thông tin mới nhất về sản phẩm và chế độ hiện hành của Nhà nước quản lý.
Bảo trì và nâng cấp sản phẩm
- Việc thu phí duy trì, quản lý dữ liệu ứng dụng được tính phí kể từ năm thứ 2 trở đi;
- Tổ chức tập huấn, hội thảo định kỳ;
- Nâng cấp phần mềm khi cập nhật các thông tư, quyết định liên quan, hoặc nhận được nội dung yêu cầu quản lý đặc thù từ địa phương.
Phương pháp bảo hành, bảo trì
- Hỗ trợ từ xa: Sử dụng phương tiện truyền thông sẵn có như điện thoại, internet, email, website,… để hỗ trợ kịp thời cho đơn vị;
- Hỗ trợ tận nơi: Trong trường hợp hỗ trợ từ xa không khắc phục được;
Vina Aspire là công ty tư vấn, cung cấp các giải pháp, dịch vụ CNTT, An ninh mạng, bảo mật & an toàn thông tin tại Việt Nam. Đội ngũ của Vina Aspire gồm những chuyên gia, cộng tác viên giỏi, có trình độ, kinh nghiệm và uy tín cùng các nhà đầu tư, đối tác lớn trong và ngoài nước chung tay xây dựng.
Các Doanh nghiệp, tổ chức có nhu cầu liên hệ Công ty Vina Aspire theo thông tin sau:
Email: info@vina-aspire.com | Website: www.vina-aspire.com
Tel: +84 944 004 666 | Fax: +84 28 3535 0668
Vina Aspire – Vững bảo mật, trọn niềm tin
