Trong bài viết phần 1 bạn đã biết được sơ lược về quản lý quy trình doanh nghiệp (BPM) cũng như 3 trong 9 lợi ích mang lại cho doanh nghiệp. Ở phần 2 này, ta sẽ lần lượt đi qua 6 lợi ích còn lại của quản lý quy trình doanh nghiệp.
BPM có thể giúp tăng năng suất và cho phép các công ty cung cấp cho khách hàng nhiều hơn. Một ví dụ điển hình là Adidas – trải qua một cuộc đại tu quy trình lớn. Kết quả thấy rõ trong các mục tiêu của tổ chức, một trong số đó là năng suất được cải thiện. Cụ thể, họ giảm thời gian chờ trong việc đặt hàng và khả năng hiển thị của đơn hàng trong hệ thống. Điều này dẫn đến các đơn đặt hàng được lấp đầy nhanh hơn và hiệu quả hơn.
Tất cả điều này là nhờ loại phân tích khách quan mà quản lý quy trình doanh nghiệp mang lại. Nếu không có quản lý quy trình kinh doanh, công ty sẽ không nhận ra các điểm không hiệu quả.
Nếu một công ty không thể theo kịp các đối thủ cạnh tranh, họ sẽ nhanh chóng bị gạt sang một bên.Và doanh nghiệp dần đi vào thất bại
Khi các quy trình của bạn lặp đi lặp lại và không hiệu quả, chúng sẽ chứa đầy sự lãng phí, điều đó có nghĩa là bạn không có thời gian tập trung vào nghiên cứu và phát triển, hoặc các bước khác giúp công ty của bạn có thể cạnh tranh tốt hơn. Khi không hợp lý hóa quy trình, doanh nghiệp bạn sẽ luôn bị cuốn vào hoạt động vận hành, hạn chế sự đổi mới và sự dư thừa lãng phí bị tích lũy, làm bạn chậm lại.
Khi quy trình xác thực và hiệu quả, doanh nghiệp của bạn sẽ có nhiều nguồn lực hơn để dành cho tăng trưởng và phát triển.
Tìm được khách hàng mới đã là khó, nhưng việc giữ chân họ còn thách thức hơn
Việc giữ chân khách hàng mang lại ROI lớn hơn nhiều so với chuyển đổi khách hàng mới, và ít tốn chi phí hơn, thêm vào đó khách hàng hiện tại cung cấp nhiều lợi nhuận hơn theo thời gian.
Khi bạn cải thiện các số liệu như năng suất và đổi mới, khách hàng của bạn sẽ hài lòng với doanh nghiệp của bạn hơn. Điều này cải thiện việc giữ chân khách hàng. Nếu bạn có thể điều chỉnh việc sử dụng BPM của mình để tạo trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng thì bạn sẽ gặt hái được những phần thưởng.
67% khách hàng nói rằng trải nghiệm kém là lý do chính khiến họ bỏ sản phẩm hoặc dịch vụ.
Bạn có thể xây dựng dựa trên điều đó bằng cách đưa vào quy trình hỗ trợ khách hàng, cung cấp dịch vụ vào các hoạt động còn lại của công ty thông qua tiếp cận BPM tích hợp.
Bằng cách có một quy trình cho tất cả mọi thứ và ghi lại dữ liệu, các team phản ứng và chủ động có thể làm việc cùng nhau để xác định cơ hội và học hỏi các tương tác khách hàng của mỗi team.
Doanh nghiệp phải có một kế hoạch chiến lược rõ ràng về cách mọi thứ được thực hiện. BPM giúp bạn chuẩn hóa quy trình trong công ty của bạn. Khi các quy trình không được tiêu chuẩn hóa, việc kiểm soát chất lượng trở nên khó khăn.
Dưới đây là một số lợi ích khác mà bạn có thể nhận ra bằng cách sử dụng quản lý quy trình để chuẩn hóa cách mọi thứ được thực hiện trong toàn tổ chức của bạn:
Khi các quy trình đã được chuẩn hóa, việc cải thiện chúng trong tương lai sẽ trở nên dễ dàng hơn. Các quy trình được lưu trữ trong quy trình tiêu chuẩn hóa. Bạn cũng có thể tiêu chuẩn hóa các quy trình, sau đó thực hiện các sáng kiến cải tiến quy trình doanh nghiệp (BPI) theo từng giai đoạn.
Các quy trình được chuẩn hóa dẫn đến năng suất tốt hơn và tăng sản lượng. Khi bạn chuẩn hóa, bạn xác định các phương pháp tốt nhất để sử dụng. Sau đó đặt chúng vào vị trí và vận hành lan truyền trên toàn tổ chức.
Tiếp nhận và đào tạo nhân viên mới dễ dàng hơn nhiều với quy trình tiêu chuẩn hóa. Tất cả nhân viên mới đều có thể được đào tạo giống nhau. Hãy tưởng tượng việc luân chuyển nhân viên, khi các quy trình hoạt động được chuẩn hóa, ít cần phải đào tạo lại nhân viên trong một quy trình công việc mới
Khi bạn có các quy trình được tiêu chuẩn hóa, bạn có thể bắt đầu lên lịch các quy trình đó để chạy vào những thời điểm bạn biết rằng chúng sẽ cần thiết. Chuẩn hóa các quy trình giúp bạn hiểu và thựuc hiện sẵn các hành động của doanh nghiệp.
Mọi người trong một công ty cần phải có sự am hiểu giống nhau, cùng nhau hướng tới một mục tiêu chung.
BPM giúp cải thiện sự hợp tác giữa các bộ phận mang lại lợi ích to lớn cho công ty. Không có quản lý quy trình, các lĩnh vực kinh doanh khác nhau có thể hoàn toàn không biết làm thế nào các quy trình của họ liên quan hoặc xung đột với nhau.
Điều này xảy ra theo hai cách.
Đầu tiên, trong giai đoạn mapping và tiêu chuẩn hóa, các phòng ban và đội nhóm kinh khác nhau phải liên lạc với nhau. Họ phải xác định các quy trình được chia sẻ, xác định điểm dư thừa, tìm hiểu nơi thông tin và chuyên môn được chia sẻ có thể có lợi.
Tiếp theo, sự hợp tác này được thúc đẩy tiến lên khi các chiến lược được tạo ra thông qua quản lý quy trình tiếp tục được thực hiện.
Các vấn đề thường gặp phải về an toàn, bảo mật và sự tuân thủ phát sinh từ sự thiếu minh bạch.
Ví dụ, một nhiệm vụ quan trọng được kiểm soát bởi một phòng ban, nhưng không có sự giám sát nào. Sau đó, chúng để lộ sự vi phạm các tiêu chuẩn tuân thủ hoặc có thể không an toàn. Kết quả là, doanh nghiệp phạm vào các luật lệ hoặc tiêu chuẩn của các tổ chức chính phủ hoặc cơ quan cấp phép khác nhau.
Bằng cách sử dụng một kế hoạch BPM toàn diện, các quy trình này không còn tồn tại trong bóng tối.
Thay vào đó, các bên liên quan được biết về các vấn đề tuân thủ, có thể cập nhật tốt hơn về mọi thay đổi và có thể đảm bảo rằng tất cả các quy trình đều đáp ứng các tiêu chuẩn an toàn, tuân thủ và bảo mật cả bên trong và bên ngoài.
Trên đây là 9 lợi ích chính doanh nghiệp có được khi áp dụng quản ý quy trình. Hi vọng với bài tổng hợp các lợi ích này sẽ giúp doanh nghiệp của bạn nhìn nhận và đánh giá lại các quy trình để bắt đầu tối ưu hóa tài nguyên, nguồn lực để giúp đạt được mục tiêu kinh doanh đề ra.
Vina Aspire là Công ty tư vấn, cung cấp các giải pháp, dịch vụ CNTT, An ninh mạng, bảo mật & an toàn thông tin tại Việt Nam. Đội ngũ của Vina Aspire gồm những chuyên gia, cộng tác viên giỏi, có trình độ, kinh nghiệm và uy tín cùng các nhà đầu tư, đối tác lớn trong và ngoài nước chung tay xây dựng.
Các Doanh nghiệp, tổ chức có nhu cầu liên hệ Công ty Vina Aspire theo thông tin sau:
Email: info@vina-aspire.com | Website: www.vina-aspire.com
Tel: +84 944 004 666 | Fax: +84 28 3535 0668
Vina Aspire – Vững bảo mật, trọn niềm tin
