📘 CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ NHÀ THẦU PHỤ
Áp dụng tại Vina Aspire
🎯 MỤC TIÊU CHƯƠNG TRÌNH
- Đảm bảo các nhà thầu phụ (đơn vị thi công, cung ứng dịch vụ phụ trợ, kỹ thuật) làm việc cho Vina Aspire tuân thủ đầy đủ quy định về an toàn, bảo mật, chất lượng và môi trường.
- Giảm thiểu rủi ro về tai nạn lao động, mất dữ liệu, sai sót trong thi công/dịch vụ.
- Đáp ứng yêu cầu về kiểm soát chuỗi cung ứng từ các khách hàng và đối tác toàn cầu.
📌 PHẠM VI ÁP DỤNG
- Áp dụng với tất cả các nhà thầu phụ được Vina Aspire thuê hoặc phê duyệt làm việc tại văn phòng, dự án hoặc địa điểm khách hàng.
- Bao gồm: đơn vị sửa chữa, bảo trì thiết bị, IT infrastructure, vận chuyển, vệ sinh, triển khai hạ tầng kỹ thuật…
I. ĐỊNH HƯỚNG VÀ CAM KẾT
- Vina Aspire chỉ hợp tác với nhà thầu có năng lực chuyên môn, đạo đức nghề nghiệp và tuân thủ chính sách HS&E – bảo mật.
- Mọi nhà thầu đều phải ký “Cam kết tuân thủ nhà thầu phụ” trước khi bắt đầu công việc.
- Ưu tiên lựa chọn đơn vị có chứng chỉ liên quan (ISO, an toàn lao động, bảo mật…).
II. ĐÀO TẠO & HƯỚNG DẪN NHÀ THẦU PHỤ
1. Đào tạo ban đầu (Pre-job Training)
- Giới thiệu chính sách HS&E và nội quy an toàn tại khu vực làm việc.
- Hướng dẫn quy trình làm việc, di chuyển, xử lý thiết bị, báo cáo sự cố.
- Ký cam kết: An toàn – Bảo mật – Tuân thủ quy định.
📎 Tài liệu: Slide, cẩm nang ngắn gọn, biển hướng dẫn dán tại khu vực thi công.
2. Đào tạo định kỳ (nếu làm việc dài hạn)
- Cập nhật thay đổi quy định, các tình huống phát sinh.
- Họp an toàn đầu tuần/tháng nếu làm việc liên tục.
III. KIỂM TRA & GIÁM SÁT
1. Kiểm tra trước khi bắt đầu công việc
- Kiểm tra hồ sơ pháp lý, giấy phép hành nghề.
- Kiểm tra trang bị bảo hộ, công cụ dụng cụ, kế hoạch làm việc.
2. Giám sát trong quá trình thực hiện
- Nhân sự Vina Aspire chịu trách nhiệm theo dõi tiến độ và tuân thủ tại chỗ.
- Mọi hành vi vi phạm (gây nguy hiểm, vi phạm bảo mật) sẽ bị xử lý ngay lập tức.
3. Kiểm tra sau hoàn thành
- Đánh giá chất lượng, mức độ tuân thủ HS&E.
- Biên bản nghiệm thu có phần nhận xét về an toàn và hành vi chuyên nghiệp.
IV. HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÌNH HUỐNG KHẨN CẤP
- Tất cả nhà thầu phải biết rõ lối thoát hiểm, vị trí bình chữa cháy, hộp sơ cứu.
- Trong trường hợp khẩn cấp (cháy nổ, điện giật, mất an toàn):
- Ngừng công việc, báo cáo ngay cho người phụ trách.
- Tuân thủ chỉ đạo sơ tán, không tự xử lý nếu không được đào tạo.
📞 Hotline xử lý khẩn cấp nội bộ: +84 944 004 666
📧 Báo cáo sự cố: support@vina-aspire.com
V. HỆ THỐNG ĐÁNH GIÁ & CẢI TIẾN
- Sau mỗi hợp đồng, nhà thầu sẽ được đánh giá 3 tiêu chí chính:
- Tuân thủ HS&E
- Chất lượng công việc
- Thái độ hợp tác, minh bạch
- Các nhà thầu đạt chuẩn sẽ được ưu tiên trong các dự án tiếp theo.
- Nhà thầu vi phạm nghiêm trọng sẽ bị loại khỏi danh sách hợp tác.
📎 TÀI LIỆU & BIỂU MẪU KÈM THEO
- Mẫu Cam kết Nhà thầu phụ
- Checklist kiểm tra an toàn trước – trong – sau
- Biên bản đánh giá nhà thầu
- Slide đào tạo tóm tắt cho nhà thầu
Chương trình Quản lý Nhà thầu phụ không chỉ giúp kiểm soát rủi ro mà còn góp phần khẳng định Vina Aspire cùng các Nhà thầu phụ luôn chuyên nghiệp – tin cậy – có trách nhiệm trong mọi hoạt động.
🌐 Subcontractor Management Program
Applicable to All External Contractors Working with Vina Aspire
🎯 Program Objectives
- Ensure all subcontractors working with or on behalf of Vina Aspire strictly comply with standards on health, safety, security, environmental protection, and operational excellence.
- Mitigate risks related to occupational accidents, data breaches, or service quality failures.
- Align with compliance and supply chain requirements from global partners (e.g., Coca-Cola, Samsung, government projects).
📌 Scope
- Applies to all third-party service providers: IT infrastructure, maintenance, logistics, cleaning, construction, etc.
- Covers operations at Vina Aspire offices, data centers, project sites, or customer premises.
I. Orientation & Commitment
- All subcontractors must sign a Compliance Commitment Agreement before commencing work.
- Only vendors with proven qualifications, certifications (e.g., ISO, safety credentials), and ethical operations are approved.
- Vina Aspire prioritizes transparency, responsibility, and risk prevention in every collaboration.
II. Training & Briefing
1. Pre-job Induction
- Mandatory briefing on Vina Aspire’s HS&E and security policies.
- Safety instructions on site access, equipment handling, reporting procedures.
- Signing of Safety – Security – Compliance Commitment Form.
📎 Materials: Welcome slides, on-site safety signage, quick reference guide.
2. Periodic Training (if long-term)
- Updates on safety procedures or incident learnings.
- Monthly or weekly toolbox talks for high-risk activities.
III. Inspection & Monitoring
1. Pre-job Verification
- Check business license, work permits, and safety documents.
- Inspect tools, PPE, and work plans.
2. On-site Supervision
- Vina Aspire staff monitor safety and quality.
- Violations of safety or security policies may lead to immediate suspension.
3. Post-job Evaluation
- Site handover checklist includes safety compliance section.
- Contractor performance is rated and recorded.
IV. Emergency Management System
- All subcontractors must know:
- Emergency exits, fire extinguishers, and first aid kit locations.
- In any emergency (fire, electrical fault, injury):
- Stop work, notify site manager immediately.
- Follow evacuation instructions, do not self-handle without training.
📞 Emergency hotline: [0944004666]
📧 Incident report email: support@vina-aspire.com
V. Performance Review & Continuous Improvement
- Contractors are evaluated on:
- HS&E compliance
- Work quality
- Professional conduct
- Excellent performers are shortlisted for future projects.
- Non-compliant vendors are blacklisted.
📎 Supporting Documents
- Subcontractor Compliance Agreement (template)
- Pre/Post Work Safety Checklists
- Contractor Performance Evaluation Form
- Safety Briefing Slides for Subcontractors
✅ Conclusion
This program reflects Vina Aspire’s commitment to managing its external partners with transparency, professionalism, and safety. Together, we build trusted and resilient collaborations.
Vina Aspire is a company specialized in high technology, artificial intelligence (AI), cybersecurity, data protection and information safety. Operating in Vietnam, Southeast Asia, and expanding globally, our team includes experienced experts, strategic partners, and investors collaborating to deliver trusted, secure, and innovative solutions.
📩 Email: info@vina-aspire.com | 🌐 Website: www.vina-aspire.com
Vina Aspire – Secured Trust, Resilient Partnership
Dưới đây là mẫu “Cam kết Tuân thủ của Nhà thầu phụ”, yêu cầu các nhà cung cấp/đơn vị đối tác ký khi làm việc tại Vina Aspire:
📄 CAM KẾT TUÂN THỦ NHÀ THẦU PHỤ
Subcontractor Compliance Commitment
I. THÔNG TIN NHÀ THẦU PHỤ
Subcontractor Information
- Tên đơn vị / Company Name: …………………………………………………
- Địa chỉ / Address: ……………………………………………………..
- Mã số thuế / Tax Code: ………………………………………………
- Người đại diện / Representative: ………………………………………….
- Chức vụ / Position: ………………………………………………….
- Số điện thoại / Contact Number: ……………………………………………
- Email: …………………………………………………..
II. NỘI DUNG CAM KẾT / COMMITMENT CONTENT
Chúng tôi cam kết tuân thủ đầy đủ các chính sách, quy định và tiêu chuẩn mà Vina Aspire áp dụng trong quá trình làm việc tại các văn phòng, trung tâm dữ liệu, dự án hoặc các địa điểm liên quan.
We commit to fully comply with all policies, regulations, and standards required by Vina Aspire during our operations at its offices, data centers, project sites, or any relevant locations.
1. AN TOÀN, SỨC KHỎE & MÔI TRƯỜNG (HS&E)
Health, Safety & Environment (HS&E)
- Tuân thủ quy định pháp luật và chính sách nội bộ về HS&E.
Comply with legal and internal HS&E policies. - Trang bị đầy đủ thiết bị bảo hộ cá nhân (PPE) cho người lao động.
Ensure all workers are equipped with appropriate Personal Protective Equipment. - Báo cáo mọi rủi ro, tai nạn, tình huống khẩn cấp cho người phụ trách.
Report all hazards, accidents, or emergencies to the designated contact person. - Không xả thải bừa bãi, đảm bảo môi trường làm việc sạch sẽ – gọn gàng.
Prevent pollution and maintain a clean and orderly work environment.
2. BẢO MẬT & AN TOÀN THÔNG TIN
Data Security & Confidentiality
- Không tự ý truy cập, sử dụng hoặc tiết lộ thông tin thuộc sở hữu của Vina Aspire.
Do not access, use, or disclose any proprietary information without authorization. - Không kết nối thiết bị cá nhân vào hệ thống mạng nội bộ.
Do not connect personal devices to internal networks. - Chịu trách nhiệm về mọi sự cố bảo mật phát sinh từ hành vi của nhà thầu.
Be fully responsible for any security incidents caused by subcontractor personnel.
3. ỨNG XỬ & HỢP TÁC NGHỀ NGHIỆP
Professional Conduct & Cooperation
- Đảm bảo nhân sự có kỹ năng, tư cách và giấy tờ pháp lý đầy đủ.
Ensure staff have appropriate skills, behavior, and legal documentation. - Tôn trọng nội quy và nhân viên Vina Aspire.
Respect Vina Aspire’s internal rules and its personnel. - Hợp tác trong quá trình giám sát, kiểm tra, nghiệm thu công việc.
Cooperate during supervision, inspection, and acceptance processes.
4. HIỆU LỰC VÀ TRÁCH NHIỆM PHÁP LÝ
Validity & Legal Responsibility
- Cam kết có hiệu lực trong suốt thời gian làm việc tại Vina Aspire.
This commitment remains valid during all work periods with Vina Aspire. - Vina Aspire có quyền đình chỉ hoặc chấm dứt hợp tác nếu phát hiện vi phạm.
Vina Aspire reserves the right to suspend or terminate collaboration in case of violation. - Mọi vi phạm gây thiệt hại sẽ do Nhà thầu phụ hoàn toàn chịu trách nhiệm.
Subcontractor shall bear full responsibility for any damages caused by non-compliance.
III. XÁC NHẬN & CHỮ KÝ / CONFIRMATION & SIGNATURE
Chúng tôi xác nhận đã đọc, hiểu rõ và cam kết thực hiện đúng các nội dung trên.
We confirm that we have read, understood, and agreed to comply with the above commitments.
ĐẠI DIỆN NHÀ THẦU PHỤ
Subcontractor Representative
📅 Ngày / Date: …… / …… / 20……
✍️ Ký tên, đóng dấu / Signature & Stamp:
………………………………………………………
ĐẠI DIỆN VINA ASPIRE
Vina Aspire Representative
Người tiếp nhận: …………………………………
Chức vụ / Position: ………………………………
Ngày tiếp nhận / Date: …… / …… / 20……
✅ CHECKLIST KIỂM TRA AN TOÀN NHÀ THẦU PHỤ
Subcontractor Safety Checklist – Pre, During & Post Work
📍 Dự án/Địa điểm | Project/Site: ……………………………………….
🛠 Tên công việc | Task Description: ………………………………….
🏢 Đơn vị nhà thầu | Contractor Company: ……………………………..
👤 Người giám sát Vina Aspire | Vina Aspire Supervisor: …………………
I. TRƯỚC KHI LÀM VIỆC / PRE-WORK CHECK
| STT | Mục kiểm tra / Item | Đáp ứng / Compliant | Ghi chú / Notes |
|---|---|---|---|
| 1 | Hồ sơ pháp lý đầy đủ / Valid legal documents | ☐ Có / Yes | |
| 2 | Danh sách nhân sự / List of personnel | ☐ Có / Yes | |
| 3 | Đào tạo an toàn đã thực hiện / Safety briefing | ☐ Có / Yes | |
| 4 | PPE đầy đủ / Adequate PPE provided | ☐ Có / Yes | |
| 5 | Dụng cụ kiểm tra đạt chuẩn / Tools inspected | ☐ Có / Yes | |
| 6 | Biển cảnh báo, rào chắn / Warning signs posted | ☐ Có / Yes | |
| 7 | Kế hoạch công việc rõ ràng / Approved work plan | ☐ Có / Yes | |
| 8 | Đã biết quy trình khẩn cấp / Emergency process known | ☐ Có / Yes |
II. TRONG KHI LÀM VIỆC / DURING WORK CHECK
| STT | Mục kiểm tra / Item | Tuân thủ / Compliant | Ghi chú / Notes |
|---|---|---|---|
| 1 | PPE sử dụng đúng / Proper PPE usage | ☐ Có / Yes | |
| 2 | Không hành vi nguy hiểm / No unsafe behavior | ☐ Có / Yes | |
| 3 | Khu vực sạch sẽ, gọn gàng / Tidy work area | ☐ Có / Yes | |
| 4 | Thiết bị dùng đúng cách / Equipment used properly | ☐ Có / Yes | |
| 5 | Không thay đổi công việc tự ý / No unauthorized changes | ☐ Có / Yes | |
| 6 | Có giám sát Vina Aspire / Vina Aspire present | ☐ Có / Yes | |
| 7 | Không gây tiếng ồn, rò rỉ / No leaks or excessive noise | ☐ Có / Yes |
III. SAU KHI LÀM VIỆC / POST-WORK CHECK
| STT | Mục kiểm tra / Item | Hoàn thành / Done | Ghi chú / Notes |
|---|---|---|---|
| 1 | Dọn dẹp khu vực / Site cleaned up | ☐ Có / Yes | |
| 2 | Dụng cụ thu gọn / Tools removed properly | ☐ Có / Yes | |
| 3 | Không để lại nguy cơ / No hazards left behind | ☐ Có / Yes | |
| 4 | Không sự cố phát sinh / No incident occurred | ☐ Có / Yes | |
| 5 | Biên bản hoàn tất / Job completion report signed | ☐ Có / Yes | |
| 6 | Có phản hồi/góp ý / Feedback provided (if any) | ☐ Có / ☐ Không | Yes / No |
✅ ĐÁNH GIÁ TỔNG QUÁT / OVERALL EVALUATION
- ✔️ Đạt yêu cầu an toàn / Safety Compliant: ☐ Có / Yes
- ❌ Không đạt yêu cầu / Not Compliant: ☐ Có / Yes
- 📌 Ghi chú / Notes or Suggestions:
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
Người kiểm tra (Vina Aspire) / Inspector (Vina Aspire):
Họ tên / Name: ………………………………… Ký tên / Signature: _______________
Đại diện Nhà thầu / Contractor Representative:
Họ tên / Name: ………………………………… Ký tên / Signature: _______________
📅 Ngày kiểm tra / Date of Inspection: …… / …… / 20……
Vina Aspire là công ty nghiên cứu, phát triển, tư vấn và kinh doanh trong lĩnh vực Công nghệ cao, Trí tuệ nhân tạo (AI), An ninh mạng, Bảo mật và An toàn thông tin, hoạt động tại Việt Nam, Đông Nam Á và từng bước vươn ra toàn cầu. Đội ngũ của Vina Aspire gồm những chuyên gia, cộng tác viên giỏi, có trình độ, kinh nghiệm và uy tín cùng các nhà đầu tư, đối tác lớn trong và ngoài nước chung tay xây dựng.
📩 Email: info@vina-aspire.com | 🌐 Website: www.vina-aspire.com
Vina Aspire – Vững bảo mật, trọn niềm tin
