[Thủ thuật văn phòng] Những kỹ năng cốt lõi trong công việc hành chính

Trong bài viết này, chúng ta hãy cùng nhau đi qua các kỹ năng văn phòng được yêu cầu nhiều nhất từ các nhà tuyển dụng, nhằm giúp bạn có cái nhìn tổng quát và chuẩn bị tốt hơn cho cuộc phỏng vấn tiếp theo.

Trước tiên, hiểu sao cho đúng về “kỹ năng văn phòng”?

Nôm na, kỹ năng văn phòng là kỹ năng hành chính cơ bản giúp một văn phòng hoạt động trơn tru. Các nhà tuyển dụng thường mong đợi các quản trị viên phải có kinh nghiệm hoặc kiến thức về các kỹ năng văn phòng cơ bản trước khi thuê họ. Những kỹ năng này cho phép quản trị viên sắp xếp các cuộc hẹn, chào hỏi khách hàng, duy trì các hoạt động văn phòng diễn ra bình thường, đồng thời đảm bảo được các nguồn lực hành chính thích hợp.

Bằng cách sử dụng những kỹ năng này, quản trị viên sẽ chuẩn bị tốt hơn trong việc đáp ứng các nhu cầu của người giám sát hoặc nhà tuyển dụng. Họ cũng có thể đảm bảo cung cấp sự hiện diện thân thiện đến với mọi khách hàng và giữ cho các hoạt động văn phòng luôn diễn ra suôn sẻ.

Thế, tại sao các kỹ năng này lại quan trọng?

Môi trường làm việc chốn văn phòng đang rất cần những quản trị viên có kỹ năng văn phòng vững chắc. Quản trị viên sẽ là người chịu trách nhiệm về lịch trình, tổ chức và quan hệ khách hàng của cả một tổ chức. Họ thường có thể chính là bộ mặt của công ty, và là người đầu tiên tiếp xúc với khách hàng. Đây là lý do tại sao các kỹ năng văn phòng phù hợp là điều cần thiết để đảm bảo quản trị viên văn phòng trở nên chuyên nghiệp, dễ thương và dễ tiếp cận khách hàng thông qua email hoặc các cuộc gọi.

Với một quản trị viên văn phòng chuyên nghiệp, người sẽ hoàn thành tất cả các nhiệm vụ một cách hiệu quả bằng cách sử dụng các kỹ năng văn phòng, sẽ góp phần nâng cao hiệu suất tổng thể của công ty.

Vậy, đâu là các kỹ năng văn phòng mà ai cũng cần có?

Khi các nhà tuyển dụng tìm kiếm các quản trị viên văn phòng tiềm năng, họ đang tìm kiếm các kỹ năng cụ thể để giúp tổ chức phát triển mạnh và hoạt động trơn tru hơn. Dưới đây là một số kỹ năng quan trọng mà nhà tuyển dụng mong đợi các ứng viên quản trị văn phòng phải có:

• • Kỹ năng tin học cơ bản
  • Kỹ năng tổ chức
  • Kỹ năng lập kế hoạch và lập chiến lược
  • Kỹ năng quản lý thời gian
  • Kỹ năng giao tiếp
  • Kỹ năng tư duy phản biện
  • Kỹ năng học hỏi nhanh
  • Kỹ năng tập trung vào chi tiết

Kỹ năng tin học cơ bản

Phần lớn vị trí của quản trị viên văn phòng liên quan đến làm việc trên máy tính. Họ thường sẽ cần kiến ​​thức về Microsoft Excel hoặc Google Sheets để nhập dữ liệu và thông tin văn thư khác nhau. Điều này có thể bao gồm thông tin khách hàng, dữ liệu hiệu suất của công ty và hàng tồn kho… Microsoft Word hoặc Google Docs cũng có thể cần thiết cho quản trị viên vì họ có thể cần viết báo cáo, soạn thảo các ghi chú quan trọng và ghi lại biên bản từ các cuộc họp.

Quản trị viên văn phòng cũng có thể được yêu cầu thực hiện các công việc như kế toán, do đó, việc thành thạo phần mềm theo dõi tài chính như QuickBooks là rất quan trọng.

Kỹ năng tổ chức

Các nhà quản trị văn phòng chịu trách nhiệm về nhiều tài liệu có tính chất bí mật. Để đạt được điều này, việc sở hữu các kỹ năng tổ chức quản lý cơ bản để lập hồ sơ, lưu trữ và bảo mật nguồn dữ liệu là rất quan trọng. Hơn nữa, họ cũng thường chịu trách nhiệm lưu trữ và đặt hàng các vật dụng văn phòng như kim bấm, giấy máy in và cặp hồ sơ đòi hỏi kỹ năng tổ chức và quản lý phải vững chắc.

Kỹ năng lập kế hoạch và chiến lược

Để một văn phòng hoặc công ty hoạt động đúng quỹ đạo, ai đó phải có trách nhiệm lập kế hoạch chiến lược, cũng như lịch trình hoạt động. Quản trị viên văn phòng sẽ phải lên lịch các cuộc họp, sự kiện và cuộc hẹn với khách hàng cho cấp trên của họ. Điều này đòi hỏi kỹ năng lập kế hoạch chiến lược, phân bổ thời gian phải xuất sắc để đảm bảo lịch trình phù hợp và không làm ngắt đoạn các hoạt động của những người tham gia.

Kỹ năng quản lý thời gian

Quản trị viên văn phòng có thể được giao phó một số nhiệm vụ cố định và thường xuyên. Một trong số đó khiến họ phải thường được lên kế hoạch, nhưng thường bị gián đoạn bởi nhiệm vụ khác nằm ngoài dự kiến. Có thể có trường hợp quản trị viên văn phòng phải hoàn thành một số nhiệm vụ trong một thời hạn nghiêm ngặt. Kỹ năng quản lý thời gian ở đây là sắp xếp thứ tự ưu tiên cho những công việc này.

Thông qua việc sử dụng các kỹ năng quản lý thời gian của mình, họ có thể lập ra được danh sách thông tin họ cần nộp, dữ liệu cần nhập và tài liệu hoặc báo cáo cần gửi. Với vai trò này, bạn nên trang bị cho mình kỹ năng xử lý sự cố và tính linh hoạt trong mọi tình huống.

Kỹ năng giao tiếp

Quản trị viên văn phòng thường cầu nối đầu tiên của khách hàng và cũng là bộ mặt của tổ chức. Họ trả lời điện thoại, chào hỏi khách hàng, giải quyết các câu hỏi và sắp xếp các cuộc hẹn. Các ứng viên quan tâm đến những vai trò này cần phải có kỹ năng giao tiếp xuất sắc, thái độ tích cực và cách cư xử thân thiện với khách hàng. Họ phải đảm bảo rằng sau khi tiếp xúc, thì khách hàng phải cảm nhận được sự chuyên nghiệp cũng như hứa hẹn sẽ hợp tác lâu dài với công ty hay tổ chức đó.

Kỹ năng tư duy phản biện

Văn phòng là nơi rất dễ xảy ra những điều bất ngờ. Quản trị viên văn phòng có kỹ năng tư duy phản biện và kỹ năng giải quyết vấn đề để vượt qua từng thách thức có thể xảy ra. Chẳng hạn, nếu máy in bị hỏng,  văn phòng không sạch hoặc thiếu hụt thức ăn trong căn bếp, quản trị viên văn phòng phải là người tìm ra giải pháp. Họ phụ trách gọi thợ sửa, bảo trì, giám sát và điều hướng các vấn đề trên. Nếu một vấn đề xảy ra không thể tìm ra giải pháp, nhiệm vụ của họ là phải tạo ra, phát triển triển một hướng giải quyết mới cho vấn đề này.

Kỹ năng học hỏi nhanh

Nếu văn phòng chuyển sang một hệ thống lập trình mới hoặc người giám sát của họ cần một dự án được hoàn thành bằng một phần mềm mới, quản trị viên văn phòng phải học và thích nghi với phương pháp mới này nhanh nhất có thể. Quản trị viên văn phòng là những người học hỏi nhanh, dễ dàng phát triển các định hướng để tăng năng suất, đồng thời linh hoạt và thích ứng với môi trường thay đổi liên tục hiện nay.

Kỹ năng tập trung vào các chi tiết

Sai lầm là điều thường xuyên xảy ra. Quản trị viên thường được giao trách nhiệm phát hiện bất kỳ vấn đề nào và khắc phục chúng trước khi khách hàng nhìn thấy. Họ nên được định hướng chi tiết trong việc kiểm tra các sự kiện, ngữ pháp và giọng điệu trong công việc của họ. Khả năng tập trung vào các chi tiết nhỏ giúp họ dễ dàng đón đầu được các rủi ro và ngăn chặn kịp thời trước khi nó lây lan. Điều này là rất cần thiết, đặc biệt đối với môi trường làm việc đòi hỏi sự tỉ mỉ ngày nay.

Trên đây là cái nhìn tổng quát nhất về tầm quan trọng của các kỹ năng văn phòng cần thiết, cũng như liệt kê những kỹ năng tối thiểu mà một người quản trị viên văn phòng cần phải có. Qua bài viết, HR Insider mong có thể giúp các bạn nhìn ra được những điều mà bản thân còn thắc mắc cũng như chuẩn bị tốt nhất cho các kỳ tuyển dụng hay công việc sắp tới.

>>Xem thêm: 5 tuyệt chiêu Mircrosoft Word giúp bạn sử dụng hiệu quả hơn

— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam