Cách giao tiếp với khách hàng qua điện thoại không gây hiểu lầm

Giao tiếp qua điện thoại là một trong những phương thức tiếp cận khách hàng tiềm năng hiện nay. Tuy nhiên, phương thức này có thể gây ra một số hiểu lầm đáng tiếc nếu bạn không thật sự khéo léo. Bài viết sau đây sẽ bật mí cách giao tiếp với khách hàng qua điện thoại không gây hiểu lầm mà bạn có thể tham khảo đấy.

1. Các ngành nghề thường giao tiếp với khách hàng qua điện thoại

Không phải ngành nghề nào cũng có thể giao tiếp với khách hàng qua điện thoại bởi việc này đòi hỏi kỹ năng giao tiếp chuyên biệt. Tùy theo quy mô và sơ đồ tổ chức của từng doanh nghiệp sẽ phân chia nhóm ngành giao tiếp với khách hàng qua điện thoại riêng. Nhìn chung thì các vị trí như chăm sóc khách hàng, telesales, lễ tân… sẽ phải thường giao tiếp với khách hàng qua điện thoại. Do đó, khi tuyển dụng các vị trí này, doanh nghiệp thường “chọn mặt gửi vàng” với tiêu chuẩn đánh giá khắt khe về cách giao tiếp với khách hàng qua điện thoại.

2. Một số lỗi thường gây hiểu lầm khi giao tiếp với khách hàng qua điện thoại

Giọng nói to và lớn

Một số người khi nói chuyện điện thoại thường lớn tiếng. Điều này vô tình khiến khách hàng hiểu lầm rằng bạn đang quát nạt và thiếu sự tôn trọng dành cho họ. Vì vậy, khi giao tiếp với khách hàng, hãy nói với âm lượng vừa phải, chỉ thực sự nhấn mạnh với những vấn đề cần thiết. Trong trường hợp không gian quá ồn và không thể nói chuyện, bạn hãy cố gắng tránh xa và tìm đến một vị trí yên tĩnh hơn thay vì cố gắng nói to lên. Đây là tiêu chuẩn đầu tiên và cơ bản nhất trong cách giao tiếp với khách hàng qua điện thoại.

Sử dụng ngôn từ cá nhân

Việc sử dụng ngôn từ cá nhân theo cách trò chuyện với bạn bè, người thân thông thường dành cho khách hàng khiến nhiều người rơi vào tình huống “dở khóc dở cười” khi bị khách hàng hiểu lầm. Điều này không sai khi bạn nói chuyện với đối tượng là người quen thuộc và gần gũi với mình. Tuy nhiên, việc dùng thuật ngữ hay những định nghĩa riêng của cá nhân bạn sẽ gây nên sự khó hiểu cho khách hàng. Họ sẽ không biết được bạn đang đề cập đến vấn đề gì, thậm chí còn có thể suy diễn sang một hướng tiêu cực nào đó.

Quên nói lời xin chào và tạm biệt

Nếu bạn không bắt đầu cuộc điện thoại bằng một câu xin chào và kết thúc bằng một câu tạm biệt thì bạn đã mắc sai lầm khi giao tiếp qua điện thoại cực kỳ nghiêm trọng. Cho dù đó là do bạn vô tình quên thì cũng khiến khách hàng có cảm nhận không tốt về bạn và cho rằng bạn đang không tôn trọng và chào đón họ. Do đó, điều quan trọng trong cách giao tiếp với khách hàng qua điện thoại chính là đừng quên xin chào khi bắt đầu cuộc gọi và nói lời tạm biệt khi kết thúc cuộc gọi.

3. Cách khắc phục

Giao tiếp với khách hàng qua điện thoại không phải là một kỹ năng đơn giản mà bạn tự nhiên có thể có được. Sai lầm là điều khó thể tránh khỏi đối với bất kỳ ai mới thực hành giao tiếp với khách hàng qua điện thoại. Cách khắc phục duy nhất chính là luyện tập thật nhiều.

Bạn có thể tự luyện tập bằng cách tự suy nghĩ kịch bản với khách hàng và đàm thoại theo tưởng tượng để cải thiện khả năng phản ứng và giao tiếp. Hoặc bạn có thể nhờ sự hỗ trợ của đồng nghiệp đóng vai khách hàng và giao tiếp qua điện thoại để đánh giá cách phản ứng của bạn trước tất cả các tình huống bất ngờ. Cách giao tiếp với khách hàng qua điện thoại sẽ dần được cải thiện tốt hơn khi bạn đã lường trước được tất cả các tình huống và có cách phản hồi xuất sắc nhất theo cách riêng của mình.

Lỗi trong giao tiếp với khách hàng qua điện thoại là điều bạn có thể kiểm soát nếu kiên trì và bền bỉ luyện tập. Cách giao tiếp với khách hàng qua điện thoại tốt sẽ giúp bạn tiếp cận được khách hàng tiềm năng và nhanh chóng thăng tiến trong công việc. Chúc bạn ngày càng cải thiện tốt kỹ năng giao tiếp với khách hàng qua điện thoại nhé.