Công việc của trợ lý kinh doanh

Để trở thành một trợ lý kinh doanh giỏi chỉ cần ngoại hình ưa nhìn, năng động và và thông minh đã đủ chưa? Câu trả lời là đủ nếu bạn chỉ cần trở thành một trợ lý “an phận thủ thường”. Còn nếu bạn mong muốn trở thành một trợ lý giỏi và có cơ hội thăng tiến cao thì ngoài việc hoàn thành tốt công việc của trợ lý kinh doanh ra, bạn cũng cần bổ sung thêm 7 kỹ năng cốt lõi sau.

Mô tả chi tiết công việc của một trợ lý kinh doanh

Bộ phận kinh doanh là bộ mặt của doanh nghiệp. Nó quyết định và ảnh hưởng rất nhiều đến doanh thu của công ty. Và trưởng phòng kinh doanh là người “đứng mũi chịu sào”, người dẫn đầu có trách nhiệm quản lý và thúc đẩy doanh số. Vì thế, công việc của họ đảm nhận luôn nhiều hơn những thành viên khác.

Do đó, để giảm bớt áp lực và nâng cao hiệu quả làm việc, mỗi một trưởng phòng kinh doanh thường có thêm trợ lý kinh doanh để hỗ trợ công việc.

Trong bộ phận chuyên môn, trưởng phòng kinh doanh tiếng anh là Sale Executive. Còn trợ lý kinh doanh sẽ được gọi là Sales Assistant.

Công việc của trợ lý kinh doanh chính là hỗ trợ và đồng hành cùng trưởng phòng giải quyết công việc. Thậm chí, đôi khi họ sẽ là người thay mặt trưởng phòng thực hiện một số kế hoạch kinh doanh. 

Vì thế, trợ lý kinh doanh cần trau dồi cho mình những kỹ năng cần thiết và kiến thức chuyên môn để thực hiện công việc được hiệu quả và hoàn hảo.

7 kỹ năng cốt lõi cần có trong công việc của trợ lý kinh doanh

1/ Khả năng ứng biến và thích nghi với tình huống (Adaptability)

Đừng bao giờ nghĩ rằng trợ lý kinh doanh sẽ có công việc nhẹ nhàng hơn trưởng phòng kinh doanh. Ngược lại, đôi khi công việc mà họ đảm nhận còn nhiều hơn cả trưởng phòng. 

Bởi ngoài việc giải quyết những vấn đề mà trưởng phòng đưa ra, đôi khi công việc của họ còn bao gồm cả: thay trưởng phòng đi gặp khách hàng, xử lý những tình huống phát sinh ngoài kế hoạch, tham giao vào những cuộc họp quan trọng,…

Do vậy, để trở thành một trợ lý kinh doanh giỏi, bạn cần trau dồi thêm nhiều kiến thức chuyên môn và nghiệp vụ để có thể thích ứng với mọi tình huống.

Giống như Charles Darwin – nhà nghiên cứu nổi tiếng người Anh đã nói “Trong lịch sử lâu dài của loài người, những ai học được cách cộng tác và ứng biến tài tình nhất sẽ sinh tồn”. Học thuyết này đúng trong mọi lĩnh vực đời sống, đặc biệt là đối với vị trí trợ lý kinh doanh. Bạn sẽ sinh tồn và có cơ hội phát triển trong doanh nghiệp nếu biết cách cộng tác với mọi người và ứng biến khôn khéo với mọi tình huống xảy ra.

2/ Khả năng tổ chức (Organization)

Hãy trở thành một trợ lý giỏi có đầu óc tổ chức tốt và luôn giải quyết mọi chi tiết nhỏ thành thạo. Bạn có thể thể hiện khả năng này của mình thông qua việc bày trí và sắp xếp phòng làm việc. Hãy sắp xếp hồ sơ thật logic, khi trưởng phòng cần thì sẽ có ngay mà không mất nhiều thời gian tìm kiếm.

Ngoài ra, công việc của trợ lý kinh doanh còn là tổ chức các kế hoạch công việc cho sếp thật chu đáo và thích hợp. Bạn phải ưu tiên việc cần làm trước và tổ chức nó theo một quỹ thời gian nhất định. Đồng thời, bạn cũng phải luôn đặt ra phương pháp giải quyết những tình huống bất ngờ.có thể xảy ra, làm ảnh hưởng đến tiến độ công việc.

3/ Kỹ năng chủ động dự đoán nhu cầu ( Anticipation of needs)

Hãy trở thành một trợ lý tinh tế có thể dự đoán trước mọi tình huống và đưa ra cách giải quyết kịp thời. Khi bạn có thể đáp ứng một cách nhanh chóng những nhu cầu của trưởng phòng ngay cả khi họ chưa nói ra, tin chắc rằng họ không chỉ ngạc nhiên mà còn đánh giá cao năng lực phản xạ của bạn.

Chẳng hạn như, sếp bảo chiều nay có cuộc họp với đối tác quan trọng thì ngoài việc chuẩn bị hồ sơ chu đáo, bạn cũng nên xem xét qua những tuyến đường giao thông trọng điểm và hạn chế việc kẹt xe ảnh hưởng đến cuộc hẹn. 

Hoặc nếu sếp bạn sắp có một chuyến bay đi nước ngoài trong tuần tới nhưng sức khỏe của sếp không tốt. Bạn có thể cân nhắc đổi lịch trình hoặc thay đổi giờ cuộc hẹn sao cho công việc không bị ảnh hưởng.

4/ Kỹ năng giao tiếp – Communication

Không chỉ riêng với trợ lý kinh doanh, mà hầu hết mọi lĩnh vực trong cuộc sống đều không thể thiếu kỹ năng giao tiếp. Bạn cần phải giao tiếp giỏi để có thể thu thập nguồn thông tin hữu ích về cho trưởng phòng của mình. 

Ngoài ra, công việc của trợ lý kinh doanh sẽ thường xuyên tham gia những cuộc họp quan trọng và gặp gỡ đối tác. Bạn sẽ khiến sếp của mình cảm thấy tự hào nếu biết cách giao tiếp và lấy lòng khách hàng. Cơ hội thăng tiến ở vị trí này sẽ tăng thêm % nếu bạn biết thêm kỹ năng giao tiếp hiệu quả.

Nắm bắt rõ công việc của trợ lý kinh doanh và rèn luyện thêm 4 kỹ năng cốt lõi sẽ giúp bạn thành công hơn. Hãy trở thành một trợ lý kinh doanh chuyên nghiệp với kiến thức chuyên môn vững vàng và vốn kỹ năng chuyên nghiệp bạn nhé.

— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam

Khóa học dành cho bạn:

Nghiệp vụ hành chính, kỹ năng văn phòng và quản lý nhân sự từ A-Z

Bùi Đình Sa

Biết cách xây dựng nội quy lao động, quy chế lương, thưởng trong doanh nghiệp và nắm rõ quy trình, các bước khai trình, lập báo cáo sử dụng lao động định kỳ, cách xây dựng, đăng ký thang bảng lương cũng như là thỏa ước lao động tập thể, đăng ký thỏa ước lao động tập thể.